Όταν τα εισερχόμενά σας είναι γεμάτα με μηνύματα που πρέπει να δοθούν περαιτέρω πληροφορίες, γρήγορα μετατρέπονται σε ακαταστασία που δυσκολεύει την εστίαση σε σημαντικές εργασίες. Η λύση δεν είναι απλώς να διαβάζετε μηνύματα, αλλά να τα μετατρέπετε απευθείας σε μια σαφή και οργανωμένη λίστα υποχρεώσεων που σας βοηθά να ολοκληρώνετε τις εργασίες σας. Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε απλά βήματα για να μετατρέψετε οποιοδήποτε email σε μια αξιοποιήσιμη εργασία, κάνοντας την ημέρα σας πιο οργανωμένη και παραγωγική.
Γρήγορες συμβουλές
- Χρησιμοποιήστε την ενσωματωμένη λειτουργία Tasks του Gmail για μια απλή λύση για να μετατρέψετε τα email σε λίστα υποχρεώσεων.
- Προωθήστε email στο Todoist για να οργανώσετε εργασίες και να προσθέσετε ημερομηνίες λήξης.
- Μετατρέψτε αυτόματα τα μηνύματα σε εργασίες χρησιμοποιώντας την ενσωματωμένη διαχείριση εργασιών του Outlook.
Τα email είναι το σημείο όπου ξεκινά η δουλειά, αλλά σπάνια τελειώνουν. Τα σημαντικά μηνύματα συχνά περιέχουν εργασίες, προθεσμίες ή περαιτέρω ενέργειες, οι οποίες μπορούν εύκολα να παραβλεφθούν αν παραμείνουν θαμμένα στα εισερχόμενά σας. Η μετατροπή των email σε εκκρεμότητες βοηθά στην οργάνωση της ροής εργασίας σας και διασφαλίζει ότι δεν θα χάσετε τίποτα.
Ακολουθούν τρεις εύκολοι τρόποι για να μετατρέψετε τα email σε μια λίστα υποχρεώσεων χρησιμοποιώντας εργαλεία που μπορεί να έχετε ήδη.
Χρησιμοποιήστε την ενσωματωμένη λειτουργία Tasks του Gmail
Αν είστε χρήστης του Gmail, έχετε ήδη μια απλή λίστα υποχρεώσεων. Το Google Tasks σάς επιτρέπει να μετατρέψετε οποιοδήποτε email σε εργασία με λίγα μόνο κλικ και χωρίς την ανάγκη για πρόσθετα ή ενσωματώσεις. Για να μετατρέψετε τα email σε εργασίες στο Gmail:
Βήμα 1: Στο Gmail, Ανοίξτε το μήνυμα που θέλετε να μετατρέψετε σε εργασία.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο μενού με τις τρεις τελείες και επιλέξτε "Εκτός από τις εργασίες.
Προς το βήμα 3: Κάντε κλικ στην εργασία που εμφανίζεται και ελέγξτε την ημερομηνία λήξης και τις λεπτομέρειες.
Μπορείτε επίσης να σύρετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας στο παράθυρο εργασιών, εάν είναι ήδη ανοιχτό. Αυτή η μέθοδος είναι ταχύτερη και ιδανική για τη διαχείριση απλών εργασιών που σχετίζονται με τα εισερχόμενα.
Προώθηση email στο Todoist
Το Todoist είναι ένας δημοφιλής διαχειριστής εργασιών που ενσωματώνεται άψογα με το email. Σας δίνει μεγαλύτερη ευελιξία από το Google Tasks, ειδικά αν θέλετε να προσθέσετε κατηγορίες, φίλτρα, επαναλαμβανόμενες ημερομηνίες λήξης και να οργανώσετε έργα. Για να χρησιμοποιήσετε το email με το Todoist:
Βήμα 1: Ανοιξε Todoist
Βήμα 2: Κάντε κλικ στην εικόνα προφίλ σας και, στη συνέχεια, "Ρυθμίσεις".
Προς το βήμα 3: Μεταβείτε στα Ολοκληρώματα και κάντε κλικ στο Πρόσθεση ολοκληρωμάτων.
Βήμα 4: Ψάχνω Πρόγραμμα περιήγησης Το email σας και κάντε κλικ "πρόσθεση".
Βήμα 5: Ανοίξτε την εφαρμογή email σας και ανοίξτε το email που θέλετε.
Προς το βήμα 6: Κάντε κλικ στο εικονίδιο Todoist Αυτό φαίνεται.
Βήμα 7: Συμπληρώστε τις λεπτομέρειες.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή θέματος στο Todoist για κατηγορίες και άλλα
Όταν προωθείτε ένα email στο Todoist, η γραμμή θέματος γίνεται το όνομα της εργασίας και μπορείτε επίσης να τη χρησιμοποιήσετε για να οργανώσετε γρήγορα την εργασία σας. Προσθέτοντας ειδικούς χαρακτήρες, μπορείτε να αντιστοιχίσετε την εργασία σε ένα έργο, να προσθέσετε ετικέτες και να καθορίσετε μια ημερομηνία παράδοσης. Δείτε πώς:
- Χρησιμοποιώντας το "#ΌνομαΈργου" η εργασία προστίθεται σε ένα συγκεκριμένο έργο.
- Χρήση @label – Προσθέτει μια ετικέτα.
- Χρησιμοποιώντας τις λέξεις «σήμερα», «αύριο» ή μια ημερομηνία, καθορίστε την ημερομηνία λήξης.
Παράδειγμα:
«Υποβολή αναφοράς εξόδων αύριο #Εργασία @Οικονομικά»
Αυτό δημιουργεί μια εργασία με το όνομα «Υποβολή αναφοράς εξόδων», η οποία πρέπει να παραδοθεί αύριο, η οποία περιλαμβάνεται στο έργο «Εργασία» και φέρει την ετικέτα «Οικονομικά».
Χρήση της δυνατότητας Εργασίες στο Microsoft Outlook
Για όσους χρησιμοποιούν Microsoft, το Outlook προσφέρει έναν ισχυρό ενσωματωμένο διαχειριστή εργασιών που λειτουργεί άψογα με το email σας. Μπορείτε να επισημάνετε μηνύματα για παρακολούθηση ή να τα μετατρέψετε σε εργασίες με υπενθυμίσεις και κατηγορίες. Για να μετατρέψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εργασία στο Outlook:
Βήμα 1: Ανοιξε άποψη, Στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα και επιλέξτε "Δημιουργία εργασίας".
Βήμα 2: πατήστε "Προσθήκη υπενθύμισης."
Προς το βήμα 3: Επιλέξτε την ημερομηνία λήξης, την προτεραιότητα και την κατηγορία, όπως απαιτείται.
Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft To Do, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σημαία από το Outlook θα εμφανίζονται αυτόματα στη λίστα εργασιών σας.
Πώς λειτουργούν τα Outlook To Do και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σημαία
Το Microsoft To Do είναι μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών που συγχρονίζεται με το Outlook. Όταν επισημαίνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, αυτό προστίθεται αυτόματα στη λίστα με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σημαία στο Microsoft To Do. Αυτό δημιουργεί μια εργασία που συνδέεται με το αρχικό μήνυμα, διευκολύνοντας την πρόσβασή σας σε αυτό. Στη συνέχεια, μπορείτε να ορίσετε ημερομηνίες λήξης, υπενθυμίσεις και να προσθέσετε σημειώσεις απευθείας από τις Εκκρεμείς Εργασίες.
Εφαρμόζοντας αυτές τις μεθόδους, τα email σας δεν θα είναι πλέον απλώς μια διαβίβαση πληροφοριών, αλλά θα μετατρέπονται σε σαφείς εργασίες που θα ολοκληρώνετε μία προς μία. Δοκιμάστε τα βήματα που σας παρουσιάσαμε και παρατηρήστε τη διαφορά στον τρόπο που εργάζεστε καθημερινά. Έχετε κάποια επιπλέον εργαλεία ή συμβουλές; Μοιραστείτε το μαζί μας και ας βοηθήσουμε και άλλους να επιτύχουν καλύτερη οργάνωση και παραγωγικότητα.
