Η αυτόματη μορφοποίηση γραμμών στο Excel σάς βοηθά να διαβάζετε γρήγορα δεδομένα και να βρίσκετε σημαντικές τιμές χωρίς να χρειάζεται να ελέγχετε χειροκίνητα κάθε κελί. Όταν εργάζεστε με μεγάλα υπολογιστικά φύλλα, η χρήση χειροκίνητης μορφοποίησης γίνεται κουραστική και μη πρακτική.
Το Excel σάς επιτρέπει να μορφοποιήσετε μια ολόκληρη γραμμή με βάση το περιεχόμενο ενός μόνο κελιού, όπως αλλάζοντας το χρώμα της γραμμής όταν πληρούται μια συγκεκριμένη συνθήκη ή όταν εισάγεται μια συγκεκριμένη τιμή. Αυτή η λειτουργία είναι πολύ χρήσιμη σε αναφορές, οικονομικά υπολογιστικά φύλλα και διαχείριση εργασιών.
Πολλοί χρήστες πιστεύουν ότι η μορφοποίηση γραμμών με αυτόν τον τρόπο απαιτεί προηγμένη εμπειρία, ενώ μπορεί να γίνει με απλά βήματα χρησιμοποιώντας ενσωματωμένα εργαλεία μέσα στο πρόγραμμα χωρίς να γράφονται σύνθετες εξισώσεις.
Σε αυτόν τον οδηγό θα μάθετε τον σωστό τρόπο μορφοποίησης μιας ολόκληρης γραμμής στο Excel με βάση ένα μόνο κελί, δίνοντάς σας πιο οργανωμένους και σαφείς πίνακες με την ελάχιστη δυνατή προσπάθεια.
Γρήγορες συμβουλές
- Η μορφοποίηση υπό όρους είναι ένα από τα πιο ευέλικτα χαρακτηριστικά του Excel και έχει πολλές ιδιότητες που δεν θα συζητήσουμε εδώ για λόγους συντομίας.
- Οι αναπτυσσόμενες λίστες μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν ως κριτήρια για τη μορφοποίηση υπό όρους.
- Τα πλαίσια ελέγχου είναι εύκολο να μορφοποιηθούν, αλλά το Excel δεν προσφέρει τη δυνατότητα εισαγωγής τους και σύνδεσής τους με πολλά κελιά ταυτόχρονα.
- Εάν τα κελιά σας δεν έχουν μορφοποιηθεί σωστά, ελέγξτε ότι χρησιμοποιείτε τους σωστούς τύπους αναφοράς για γραμμές και στήλες.
Από προεπιλογή, η μορφοποίηση υπό όρους του Excel σάς επιτρέπει να μορφοποιήσετε την εμφάνιση ενός κελιού (όπως τον τύπο γραμματοσειράς ή το χρώμα φόντου) με βάση την τιμή του. Αλλά επεκτείνοντας την επιλογή, μπορείτε να μάθετε πώς να μορφοποιείτε μια ολόκληρη γραμμή με βάση την τιμή ενός μεμονωμένου κελιού μέσα σε αυτήν.
Μέρος 1: Μορφοποίηση ολόκληρης γραμμής στο Excel με βάση μία μόνο τιμή κελιού
Για να απλοποιήσουμε την εξήγηση, θα χρησιμοποιήσουμε ένα δείγμα πίνακα από το κελί B2 που εμφανίζει πληροφορίες για τους εργαζομένους, συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών λήξης της σύμβασής τους. Θα ελέγξουμε αν η ημερομηνία έχει λήξει και θα μορφοποιήσουμε ολόκληρη τη σειρά τους με κόκκινο χρώμα.
Για λόγους σύγκρισης, ακολουθεί ένα παράδειγμα μορφής χρονοδιαγράμματος εργαζομένων.
Βήμα 1: Καθορίστε το πλήρες εύρος που περιέχει τα δεδομένα σας (εκτός από τις διευθύνσεις). Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιούμε το εύρος B2:G6.
Βήμα 2: πατήστε "συντονισμός υπό όρους"και μετά επιλέξτε "Νέα βάση.
Προς το βήμα 3: Διάλεξε μια επιλογή "Χρησιμοποιώντας έναν τύπο για να προσδιορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιήσετε".
Βήμα 4: Στον τύπο, θα χρησιμοποιήσουμε την ακόλουθη συνάρτηση: =$G2
Αυτός ο τύπος θα εφαρμοστεί σε ολόκληρο τον πίνακα. Δεδομένου ότι η στήλη "G" προηγείται του συμβόλου δολαρίου "$", θα κλειδωθεί για να ελεγχθεί η ημερομηνία λήξης της σύμβασης. Ο δείκτης "γραμμή" θα μετακινείται καθώς ο τύπος εφαρμόζεται στον πίνακα και πρέπει να ξεκινά από την πρώτη γραμμή που περιέχει τα δεδομένα (σε αυτήν την περίπτωση, τη δεύτερη γραμμή).
Βήμα 5. Κάντε κλικ "συντονισμός", Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα «Γέμισμα» και επιλέξτε το χρώμα με το οποίο θέλετε να γεμίσετε το κελί. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια επιπλέον μορφή, αν θέλετε. Όταν είστε ικανοποιημένοι με την επιλογή σας, κάντε κλικ στο "ΕΝΤΑΞΕΙ".
Βήμα 6. πατήστε "ΕΝΤΑΞΕΙ" Στη λίστα μορφοποίησης υπό όρους για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
Ως αποτέλεσμα, θα επισημαίνονται οι ημερομηνίες που έχουν παρέλθει (μέχρι τη στιγμή της συγγραφής αυτού του κειμένου), καθώς και ολόκληρη η σειρά στην οποία εμπίπτουν.
Εάν θέλετε να συνδυάσετε πολλά κριτήρια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις συναρτήσεις OR ή AND, οι οποίες απαιτούν ειδική μορφοποίηση (όπως OR(logical_test1,logical_test2…)). Για να αναζητήσετε μια συγκεκριμένη συμβολοσειρά μέσα σε ένα κελί, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση =SEARCH(”string”,$ColumnRow)>0.
Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλαπλούς κανόνες για τον ίδιο πίνακα. Στο παραπάνω παράδειγμα, δημιουργήσαμε έναν κανόνα για να επισημάνουμε όλες τις τρέχουσες συμβάσεις με πράσινο χρώμα. Στη συνέχεια, μπορείτε να μεταβείτε στην επιλογή Μορφοποίηση υπό όρους και στη συνέχεια στην επιλογή Διαχείριση κανόνων για να δείτε όλους τους κανόνες που εφαρμόζονται στον πίνακα. Χρησιμοποιήστε τα βέλη πάνω και κάτω για να αλλάξετε τη σειρά των κανόνων (θα εφαρμοστεί ο τελευταίος έγκυρος κανόνας).
Μέρος 2: Πώς να μορφοποιήσετε μια γραμμή όταν είναι επιλεγμένο ένα πλαίσιο ελέγχου στο Excel
Εναλλακτικά, για να εκτελέσετε απλούς ελέγχους με "ναι" ή "όχι", μπορείτε να προσθέσετε πλαίσια ελέγχου στα κελιά, όπου αυτά τα πλαίσια λειτουργούν ως λογικές τιμές. "σωστός" Ή "λάθος", Στη συνέχεια, η σειρά μορφοποιείται ανάλογα.
Σημειώστε ότι θα χρειαστεί να ενεργοποιήσετε την καρτέλα "Προγραμματιστής" στο Excel για εκδόσεις εκτός του Excel 365 (μπορείτε να το κάνετε αυτό μέσω των Επιλογών > Προσαρμόστε την κορδέλα > Ενεργοποιήστε το πλαίσιο "Προγραμματιστής" στο δεξιό πλαίσιο).
Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε ένα πλαίσιο ελέγχου στον πίνακα από την καρτέλα Προγραμματιστής, στην ενότητα Έλεγχοι και, στη συνέχεια, στην επιλογή Πλαίσιο ελέγχου. Αυτό θα τοποθετήσει ένα πλαίσιο ελέγχου στον πίνακα, το οποίο στη συνέχεια θα πρέπει να μετακινηθεί στην καθορισμένη θέση του.
Για τον σκοπό αυτό, προσθέσαμε τη στήλη (H) για να εμφανίσουμε την οικογενειακή κατάσταση του εργαζομένου.
Βήμα 1: Προσθέστε πέντε πλαίσια ελέγχου στον πίνακα. Για κάθε πλαίσιο ελέγχου, διαγράψτε το κείμενο, κάντε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε "Μορφοποίηση στοιχείου ελέγχου".
Βήμα 2: στην καρτέλα "Στοιχείο ελέγχου", Εισαγάγετε την απόλυτη αναφορά στο κελί που περιέχει το πλαίσιο ελέγχου (για παράδειγμα, το πρώτο πλαίσιο ελέγχου θα ήταν "$H$2").
Προς το βήμα 3: Καθορίστε το εύρος του νέου πίνακα και δημιουργήστε μια μορφοποίηση υπό όρους. Αυτή τη φορά ο τύπος θα είναι "=$H2=TRUE" επειδή χρησιμοποιούμε τη στήλη H.
Βήμα 4: Επιλέξτε την επιθυμητή μορφή και κάντε κλικ στο "OK" και στα δύο πλαίσια.
Έχουμε αφαιρέσει τους προηγούμενους κανόνες για να κάνουμε τα πράγματα πιο εύκολα ορατά.
Η μορφοποίηση μιας ολόκληρης γραμμής στο Excel με βάση ένα μόνο κελί παρέχει έναν έξυπνο τρόπο για την παρουσίαση των δεδομένων με μεγαλύτερη σαφήνεια και επαγγελματισμό, ειδικά όταν πρόκειται για μεγάλους και συνεχώς μεταβαλλόμενους πίνακες. Αυτή η λειτουργία σάς βοηθά να εστιάσετε στις σημαντικές πληροφορίες χωρίς περισπασμούς.
Φροντίστε να χρησιμοποιείτε αυτήν τη μέθοδο σε καθημερινές αναφορές και χρονοδιαγράμματα για να εξοικονομήσετε χρόνο και να μειώσετε τα οπτικά σφάλματα, και θα παρατηρήσετε μεγάλη διαφορά στην ταχύτητα κατανόησης των δεδομένων και λήψης αποφάσεων.
