Ενδέχεται να λαμβάνετε δεκάδες μηνύματα στα εισερχόμενά σας στο Outlook κάθε μέρα, από την εργασία σας, ιστότοπους και διάφορες ειδοποιήσεις, γεγονός που καθιστά την εύρεση σημαντικών μηνυμάτων δύσκολη. Η λύση είναι απλή: Μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook να ταξινομεί αυτόματα τα μηνύματα στους κατάλληλους φακέλους χωρίς καμία δική σας παρέμβαση. Αυτή η λειτουργία, γνωστή ως "Κανόνες", σάς επιτρέπει να μετακινείτε μηνύματα σε συγκεκριμένους φακέλους με βάση τον αποστολέα, τη διεύθυνση ή ακόμα και τις λέξεις-κλειδιά. Σε αυτόν τον πρακτικό οδηγό, θα σας καθοδηγήσουμε στα ακριβή βήματα για να οργανώσετε αυτόματα το Outlook τα email σας, εξοικονομώντας σας χρόνο και διατηρώντας τα εισερχόμενά σας οργανωμένα.
Γρήγορες συμβουλές
- Μπορείτε εύκολα να φιλτράρετε τα email από συγκεκριμένους αποστολείς ή εταιρείες σε φακέλους.
- Η χρήση του Οδηγού Κανόνων είναι πιο περίπλοκη, αλλά σας δίνει περισσότερο έλεγχο.
- Όταν ορίζετε έναν νέο κανόνα, μπορείτε να τον εφαρμόσετε και σε όλα τα παλιά σας μηνύματα.
Καθώς ο μέσος υπάλληλος γραφείου λαμβάνει πάνω από 100 email την ημέρα, η διαχείριση των εισερχομένων σας μπορεί να γίνει κουραστική. Ένας καλός τρόπος για να παραμένετε οργανωμένοι είναι να προωθείτε αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα σε διαφορετικούς φακέλους στο Outlook. Μπορείτε να το κάνετε αυτό ορίζοντας έναν κανόνα, είτε μέσω ενός υπάρχοντος email είτε χρησιμοποιώντας τον Οδηγό Κανόνων.
Επιλογή 1: Δημιουργία κανόνα από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αυτός είναι ο γρηγορότερος και ευκολότερος τρόπος για να μετακινήσετε email από τα εισερχόμενά σας σε έναν φάκελο της επιλογής σας.
Βήμα 1: Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε μήνυμα από τον αποστολέα που θέλετε να φιλτράρετε.
Βήμα 2: Μετακινήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από το "οι κανόνεςκαι επιλέξτε «Δημιουργήστε έναν κανόνα».
Στο βήμα 3. Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα Από [όνομα αποστολέα]
Βήμα 4. τσεκάρετε το πλαίσιο "Μετακίνηση στοιχείου σε φάκελο:" Επιλέξτε τον φάκελο από το επόμενο αναδυόμενο παράθυρο.
Βήμα 5. Κάντε κλικ "Εντάξει".
Στο βήμα 6. Το Outlook θα σας ενημερώσει ότι ο κανόνας έχει δημιουργηθεί και θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να "Εκτελέστε αυτόν τον κανόνα τώρα σε μηνύματα που βρίσκονται ήδη στον τρέχοντα φάκελο". Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο για να εφαρμόσετε τον κανόνα σε όλα τα αντίστοιχα μηνύματα στα εισερχόμενά σας.
Βήμα 7. πατήστε "Εντάξει".
Επιλογή 2: Χρήση του Οδηγού Κανόνων (σύνθετη μέθοδος)
Αν θέλετε περισσότερο έλεγχο στον τρόπο φιλτραρίσματος των μηνυμάτων, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό κανόνων του Outlook. Ενώ αυτή η μέθοδος είναι πιο δύσκολη και χρονοβόρα, σας επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε και να βελτιώσετε περισσότερες ενέργειες.
Βήμα 1. Μεταβείτε στην ομάδα "Μετακίνηση" στην καρτέλα "Αρχική σελίδα". πατήστε "οι κανόνεςΣτη συνέχεια επιλέξτε «Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων…»
Βήμα 2. Στο επόμενο παράθυρο, κάντε κλικ στο «Νέος κανόνας…»
Στο βήμα 3. στα πλαίσια «Ξεκινώντας από μια κενή πλάκα», Επιλέξτε "«Εφαρμόστε τον κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω.»
Βήμα 4. Κάντε κλικ "Επόμενο".
Βήμα 5. Επιλέξτε τις διαφορετικές συνθήκες που θέλετε να εφαρμόσετε (για παράδειγμα, από άτομα ή δημόσια ομάδα).
Στο βήμα 6. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μπλε υπογραμμισμένο κείμενο για κάθε μία από τις συνθήκες σας για να καθορίσετε λεπτομέρειες, όπως το όνομα ή το επίπεδο σπουδαιότητας του αποστολέα. Κάντε κλικ στο "Επόμενο".
Βήμα 7. Κάντε διπλό κλικ στο όνομα ή τη δημόσια ομάδα στο παράθυρο. "Η διεύθυνση της βάσης", Στη συνέχεια κάντε κλικΕΝΤΑΞΕΙ".
Βήμα 8. Κάντε κλικ "Επόμενο".
στο βήμα 9. Εγκατάσταση "Μετακινήστε το στον καθορισμένο φάκελο."
Βήμα 10. Στο κάτω πλαίσιο, κάντε κλικ στην μπλε υπογραμμισμένη λέξη "Επιλεγμένο" και επιλέξτε τον φάκελο προορισμού για τα email σας. Κάντε κλικ στο "Επόμενο".
Βήμα 11. Ονομάστε τον κανόνα (για παράδειγμα, Αποστέλλεται μόνο σε εμένα) και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο "Ενεργοποίηση αυτού του κανόνα". Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε την επιλογή "Ενεργοποίηση αυτού του κανόνα τώρα στα μηνύματα"Εισερχόμενα Επιλέγοντας αυτό το πλαίσιο.
Βήμα 12. Τέλος, κάντε κλικ στο «κατάληξη".
Η ρύθμιση κανόνων στο Outlook για την αυτόματη μετακίνηση μηνυμάτων εξοικονομεί πολύ χρόνο και κάνει την εμπειρία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πιο ομαλή. Μόλις ορίσετε αυτούς τους κανόνες μία φορά, θα παρατηρήσετε πώς το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο παραμένει οργανωμένο αυτόματα χωρίς επιπλέον προσπάθεια. Είτε χρησιμοποιείτε το Outlook στον υπολογιστή είτε στο web, θα διαπιστώσετε ότι η ίδια ιδέα ισχύει εύκολα. Δοκιμάστε τα βήματα τώρα και απολαύστε οργανωμένο, καθαρό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κάθε μέρα.
