Πώς να εμφανίσετε γρήγορα δεδομένα Excel χωρίς να καταλαμβάνετε επιπλέον χώρο

Το Excel είναι ένα από τα πιο ευρέως χρησιμοποιούμενα εργαλεία για την οργάνωση και την ανάλυση δεδομένων, αλλά καθώς αυξάνεται ο όγκος των πληροφοριών, μπορεί να δυσκολευτείτε να εμφανίσετε δεδομένα γρήγορα και αποτελεσματικά χωρίς να καταλαμβάνετε επιπλέον χώρο. Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσουμε σε απλούς και αποτελεσματικούς τρόπους για γρήγορη προβολή των δεδομένων του Excel, διατηρώντας παράλληλα τον χώρο εργασίας σας. Θα μάθετε πώς να βελτιώσετε την εμπειρία σας στο Excel χωρίς πρόσθετα εργαλεία ή περιττή πολυπλοκότητα.

Ενώ τα γραφήματα του Excel είναι εξαιρετικά εργαλεία για την εμφάνιση σύνθετων δεδομένων με πιο κατανοητούς τρόπους, μερικές φορές μπορεί να θέλετε να οπτικοποιήσετε γρήγορα τους αριθμούς σας με πιο απλό τρόπο που καταλαμβάνει επίσης λιγότερο χώρο στο υπολογιστικό φύλλο σας. Να πώς.

2. Χρησιμοποιήστε γραμμές δεδομένων αντί για γραφήματα ράβδων.

Το Excel σάς δίνει την επιλογή να δημιουργήσετε γραφήματα μικρών ράβδων - γνωστά και ως γραμμές δεδομένων - μέσα στα κελιά για να συγκρίνετε τιμές. Είναι μια απλούστερη και πιο συμπαγής εναλλακτική λύση στο εργαλείο ραβδόγραμμα του Excel.

Αρχικά, επιλέξτε το εύρος που περιέχει τις τιμές που θέλετε να απεικονίσετε. Στην περίπτωσή μου επέλεξα ολόκληρη τη στήλη, καθώς αναμένω να προσθέσω περισσότερους αριθμούς στα δεδομένα μου.

Τώρα, στην αρχική καρτέλα της κορδέλας, κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση υπό όρους, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τις γραμμές δεδομένων και επιλέξτε τον τύπο πλήρωσης δεδομένων που σας ταιριάζει. Προτιμώ να χρησιμοποιώ επιλογές συμπαγούς πλήρωσης, καθώς είναι πιο ορατές για σύγκριση δεδομένων.

Είναι τόσο απλό! Μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα, θα έχετε δημιουργήσει εικόνες ραβδόγραμμα που δεν καταλαμβάνουν επιπλέον χώρο στο βιβλίο εργασίας σας. Προσαρμόζεται επίσης σε τυχόν αλλαγές στα δεδομένα σας.

Συμβουλή
Αυξήστε το πλάτος των στηλών ή το ύψος των σειρών για να κάνετε τις γραμμές δεδομένων πιο ορατές.

Πώς να αποκρύψετε τις τιμές πίσω από τις γραμμές δεδομένων

Εάν θέλετε να αποκρύψετε τους αριθμούς για να εμφανίζονται μόνο οι γραμμές δεδομένων, επιλέξτε ξανά τα κελιά και πατήστε Ctrl+1 για να εκκινήσετε το πλαίσιο διαλόγου Μορφοποίηση κελιών. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο «Προσαρμοσμένο» και πληκτρολογήστε ;;; (τρία ερωτηματικά) στο πλαίσιο πεδίου Τύπος, πριν κάνετε κλικ στο OK.

Αυτό διευκολύνει την ερμηνεία των γραμμών δεδομένων σας.

Παρατηρήστε πώς η κεφαλίδα στο κελί I1 έχει επίσης χαθεί, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να δείξω την τιμή σε αυτό το κελί. Εάν πρέπει να κάνετε το ίδιο πράγμα, επιλέξτε το σχετικό κελί ή κελιά, πατήστε Ctrl+1, επιλέξτε διαφορετική μορφή αριθμού, όπως Γενικά, Αριθμός ή Κείμενο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Η κεφαλίδα της στήλης μου είναι τώρα ξανά ενεργοποιημένη.

 

1. Χρησιμοποιήστε διαγράμματα ράβδων αντί για γραφήματα γραμμών.

Τα γραφήματα ράβδων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να απεικονίσετε τις τάσεις με την πάροδο του χρόνου και μια απλοποιημένη εναλλακτική λύση στα γραφήματα πλήρους γραμμής.

Επιλέξτε όλα τα δεδομένα για τα οποία θέλετε να δημιουργήσετε γραφήματα ράβδων και κάντε κλικ στην επιλογή Γραμμή στην ομάδα Γραφήματα ράβδων στην καρτέλα Εισαγωγή. Μπορείτε να επιλέξετε έναν άλλο τύπο γραμμικού γραφήματος εδώ, αλλά ένα γράφημα ράβδων γραμμής είναι ο καλύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα μικρό γράφημα γραμμής που δείχνει μια γραμμική τάση.

Το πλαίσιο διαλόγου Create Evil Charts θα περιέχει ήδη το εύρος δεδομένων, όπως καθορίσατε στο προηγούμενο βήμα. Ωστόσο, πρέπει να πείτε στο Excel πού θέλετε να τοποθετήσετε τα γραφήματα. Ο πιο γρήγορος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να τοποθετήσετε τον κέρσορα στο κενό πεδίο Εύρος τοποθεσίας και να επιλέξετε τα κελιά απευθείας στο υπολογιστικό φύλλο. Το πλαίσιο διαλόγου Create Evil Charts συρρικνώνεται καθώς το κάνετε αυτό.

Τώρα, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο πλαίσιο πεδίου Εύρος τοποθεσίας για να αναπτύξετε ξανά το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία γραφημάτων. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK για να δείτε γραμμές τάσεων που εμφανίζουν αλλαγές με την πάροδο του χρόνου στα επιλεγμένα δεδομένα χωρίς να καταλαμβάνουν πολύτιμο επιπλέον χώρο στο υπολογιστικό φύλλο σας.

Για να αυξήσετε τα μεγέθη των γραφημάτων ράβδων και έτσι να τα κάνετε πιο κατανοητά, αυξήστε τα ύψη σειρών και τα πλάτη στηλών των σχετικών γραφημάτων.

Συμβουλή
Εάν επιθυμείτε να κάνετε το επόμενο βήμα και να οπτικοποιήσετε και να ελέγξετε τα δεδομένα σας σε μεγαλύτερο βάθος, χρησιμοποιήστε ορισμένες από τις πιο ολοκληρωμένες δυνατότητες ανάλυσης δεδομένων του Excel ή μάθετε πώς τα γραφήματα που χρησιμοποιούνται συνήθως του προγράμματος μπορούν να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε τους αριθμούς σας.

Η γρήγορη εμφάνιση δεδομένων Excel χωρίς να καταλαμβάνει επιπλέον χώρο δεν είναι τόσο περίπλοκη όσο ακούγεται. Ακολουθώντας τις απλές μεθόδους που συζητήσαμε σε αυτό το άρθρο, μπορείτε να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα της εργασίας σας και να οργανώσετε καλύτερα τα δεδομένα σας. Είτε χρησιμοποιείτε το Excel για προσωπικούς είτε επαγγελματικούς σκοπούς, αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο και προσπάθεια, διατηρώντας παράλληλα έναν καθαρό και οργανωμένο χώρο εργασίας.