Πολλοί χρήστες δυσκολεύονται να βρουν αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, ειδικά όταν τα χρειάζονται επειγόντως. Αυτά τα μηνύματα συχνά αρχειοθετούνται αυτόματα ή μετακινούνται χειροκίνητα για να οργανωθούν τα εισερχόμενα, καθιστώντας τα λιγότερο εύκολα προσβάσιμα αργότερα.
Η λειτουργία αρχειοθέτησης του Outlook σάς επιτρέπει να διατηρείτε παλιά μηνύματα χωρίς να τα διαγράφετε, αλλά η επαναφορά τους απαιτεί να γνωρίζετε πού βρίσκονται και πώς να τα επιστρέψετε στα εισερχόμενά σας ή σε άλλον φάκελο. Η μέθοδος ποικίλλει ανάλογα με τις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας και τον τύπο αρχειοθέτησης που χρησιμοποιείται.
Σε αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε πώς να ανακτάτε εύκολα αρχειοθετημένα μηνύματα του Outlook, με σαφή βήματα που θα σας βοηθήσουν να αποκτήσετε πρόσβαση και να διαχειριστείτε αποτελεσματικά την παλιά σας αλληλογραφία.
Γρήγορες συμβουλές
- Τα αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετακινούνται στον φάκελο "Αρχείο" ή σε ένα τοπικό αρχείο .pst και μπορούν να ανακτηθούν ανά πάσα στιγμή.
- Για τα email που αρχειοθετούνται σύμφωνα με την πολιτική IT (αρχειοθέτηση επιτόπου), θα χρειαστεί να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά μέσω της διαδικτυακής εφαρμογής Outlook ή να ζητήσετε άδεια πρόσβασης από τον διαχειριστή του συστήματος.
- Στις περισσότερες περιπτώσεις, η απενεργοποίηση της αρχειοθέτησης του Outlook σε κινητές συσκευές θα πρέπει να επιλύσει πλήρως το πρόβλημα.
Όταν αρχειοθετείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, αυτά μετακινούνται από τα κύρια εισερχόμενά σας για να τα οργανώσετε καλύτερα, αλλά παραμένουν αποθηκευμένα. Θα χρειαστεί να καθορίσετε τον τύπο αρχείου που χρησιμοποιείται για αυτόν τον χώρο αποθήκευσης για να τα ανακτήσετε. Δείτε πώς μπορείτε να ανακτήσετε αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook και να αποτρέψετε την αρχειοθέτησή τους εξαρχής.
Ανάκτηση αρχειοθετημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook από τον φάκελο αρχειοθέτησης
Αυτός είναι ο απλούστερος τρόπος ανάκτησης και λειτουργεί είτε αρχειοθετήσατε χειροκίνητα τα email σας είτε όταν η ενσωματωμένη λειτουργία αρχειοθέτησης του Outlook τα μετέφερε σε έναν προσαρμοσμένο φάκελο αρχειοθέτησης.
Βήμα 1: Ανοιξε θέα Κοιτάξτε τον πίνακα φακέλων στα αριστερά.
Βήμα 2: Κάντε κύλιση προς τα κάτω και εντοπίστε τον φάκελο "αρχείαΘα πρέπει να εμφανίζεται κάτω από τους κύριους φακέλους γραμματοκιβωτίου (Εισερχόμενα, Εξερχόμενα, Πρόχειρα, κ.λπ.).
Βήμα 3. πατήστε "αρχείαΓια να το ανοίξετε, τα αρχειοθετημένα email σας θα εμφανίζονται εδώ, συνήθως ταξινομημένα κατά ημερομηνία.
Βήμα 4. Για να μετακινήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας, κάντε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε "Αντίγραφο», και μετά πατήστε "Εισερχόμενα"Μπορείτε επίσης να τα σύρετε από τον φάκελο στα εισερχόμενά σας. Για να ανακτήσετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ταυτόχρονα, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl, κάντε κλικ στα μηνύματα και, στη συνέχεια, σύρετέ τα.
Ανάκτηση αρχειοθετημένων email από το Outlook 365 μέσω τοπικού αρχείου .pst (αυτόματη αρχειοθέτηση)
Η λειτουργία αυτόματης αρχειοθέτησης του Outlook αποθηκεύει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα τοπικό αρχείο .pst στον υπολογιστή σας αντί για τον διακομιστή. Εάν ο φάκελος δεν είναι ορατός στον πίνακα, θα πρέπει να ανοίξετε το αρχείο .pst χειροκίνητα.
Βήμα 1. Ανοιξε θέα Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" στην επάνω αριστερή γωνία.
Βήμα 2. Επιλέγω «Άνοιγμα και Εξαγωγή», Στη συνέχεια, μεταβείτε στην επιλογή "Άνοιγμα αρχείου δεδομένων" Αποψη. Αξίζει να σημειωθεί ότι αυτή η επιλογή θα είναι απενεργοποιημένη εάν ο λογαριασμός δεν διαθέτει ενεργή άδεια χρήσης του Microsoft 365, επειδή αυτή η άδεια χρήσης είναι υπεύθυνη για τη διατήρηση των αρχείων.
Βήμα 3. Μεταβείτε στη θέση του αρχείου. Συνήθως βρίσκεται στην ακόλουθη διαδρομή.: C:\Χρήστες\[Το όνομά σας]\Έγγραφα\Αρχεία του Outlook\archive.pst.
Βήμα 4. Επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ στο "ΕΝΤΑΞΕΙ". Το αρχείο θα εμφανίζεται πλέον ως ξεχωριστό γραμματοκιβώτιο στο αριστερό πλαίσιο. Μπορείτε να περιηγηθείτε στους φακέλους μέσα στο αρχείο, να βρείτε τα email που χρειάζεστε και να τα σύρετε πίσω στο κύριο γραμματοκιβώτιό σας.
Ανάκτηση αρχειοθετημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook στο web
Εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί Microsoft 365 ή Exchange, ο διαχειριστής IT σας ενδέχεται να έχει ενεργοποιήσει την αρχειοθέτηση επιτόπου (ονομάζεται επίσης ηλεκτρονική αρχειοθέτηση). Αυτά τα μηνύματα δεν θα εμφανίζονται στην εφαρμογή υπολογιστή από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά μέσω του ιστού.
Βήμα 1. Παω σε https://outlook.office.com Συνδεθείτε χρησιμοποιώντας Ο λογαριασμός σας Microsoft.
Βήμα 2. Στο αριστερό πλαίσιο, κάντε κύλιση προς τα κάτω πέρα από τους φακέλους του γραμματοκιβωτίου σας μέχρι να δείτε «Αρχειοθέτηση ιστότοπου» Ή Ηλεκτρονική αρχειοθέτησηΚάντε κλικ πάνω του για να το αναπτύξετε.
Βήμα 3: Περιηγηθείτε στους υποφακέλους ή χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος για να βρείτε αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήμα 4: Μπορείτε να μετακινήσετε ένα μήνυμα email σύροντάς το.
Ανάκτηση αρχειοθετημένων email χρησιμοποιώντας την αναζήτηση στο Outlook
Η λειτουργία αναζήτησης του Outlook μπορεί επίσης να εντοπίσει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο αρχείο.
Βήμα 1: Κάντε κλικ στη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος θέα (Ή πατήστε "Ctrl + E").
Βήμα 2: Εισαγάγετε μια λέξη-κλειδί, το όνομα του αποστολέα ή τη γραμμή θέματος του email που αναζητάτε. Επιλέξτε "Όλα τα γραμματοκιβώτια" ή "Όλα τα στοιχεία του Outlook" για να βεβαιωθείτε ότι η αναζήτηση περιλαμβάνει το αρχείο σας, όχι μόνο τα εισερχόμενά σας.
Βήμα 3: Θα εμφανιστεί μια στήλη "ντοσιέ" Τα αποτελέσματα του email θα δείξουν εάν το μήνυμα έχει αρχειοθετηθεί. Μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ πάνω του για να το μετακινήσετε από το αρχείο.
Αποτρέψτε το Outlook από την αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κινητό τηλέφωνο
Εκτός από την αυτόματη αρχειοθέτηση, το Outlook μπορεί να αρχειοθετήσει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν χρησιμοποιεί την εφαρμογή για κινητά και σύρει ένα μήνυμα στο πλάι. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή στις ρυθμίσεις.
Βήμα 1: Ανοίξτε μια εφαρμογή θέα και πηγαίνετε στο "Ρυθμίσεις".
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο όνομα του λογαριασμού σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογές ανάληψης.
Βήμα 3: Εάν η επιλογή «Αρχειοθέτηση» είναι ενεργοποιημένη, κάντε κλικ σε αυτήν και, στη συνέχεια, αλλάξτε τη λειτουργία της. Μπορείτε να αρχειοθετήσετε τα email χειροκίνητα ανοίγοντάς τα και κάνοντας κλικ στην επιλογή «Αρχειοθέτηση».αρχείο«Αλλά αυτή η μέθοδος αποτρέπει τις περισσότερες περιπτώσεις ακούσιας αρχειοθέτησης.»
Η ανάκτηση αρχειοθετημένων μηνυμάτων του Outlook δεν είναι τόσο περίπλοκη όσο φαίνεται και μπορεί να γίνει γρήγορα, αφού γνωρίζετε πού βρίσκεται το αρχείο και τις διαθέσιμες επιλογές ανάκτησης.
Φροντίστε να οργανώνετε την αλληλογραφία σας τακτικά και να ελέγχετε τις ρυθμίσεις αρχειοθέτησης, ώστε να έχετε εύκολη πρόσβαση στα σημαντικά μηνύματά σας ανά πάσα στιγμή χωρίς ταλαιπωρία.
