Γιατί η ονομασία αντικειμένων στο PowerPoint βελτιώνει την παραγωγικότητά σας και κάνει τις παρουσιάσεις σας πιο επαγγελματικές

Η ονομασία στοιχείων στο PowerPoint μπορεί να φαίνεται σαν ένα απλό βήμα, αλλά κάνει μεγάλη διαφορά στην οργάνωση των παρουσιάσεών σας και στη βελτίωση της παραγωγικότητας. Είτε εργάζεστε σε μια απλή είτε σύνθετη παρουσίαση, η ονομασία διαφανειών, εικόνων, κειμένου και άλλων στοιχείων σάς βοηθά να εξοικονομήσετε χρόνο και να αποφύγετε την ακαταστασία. Σε αυτό το άρθρο, θα διερευνήσουμε τη σημασία της ονομασίας στοιχείων στο PowerPoint και πώς αυτή η πρακτική μπορεί να κάνει τις παρουσιάσεις σας πιο επαγγελματικές και ευκολότερες στην επεξεργασία.

Περίληψη

• Η ονομασία αντικειμένων στο PowerPoint βελτιώνει την οργάνωση και την προσβασιμότητα της παρουσίασής σας.
• Η δημιουργία ενεργειών κινούμενων εικόνων και η τροποποίηση του τμήματος σειράς ανάγνωσης είναι σχεδόν αδύνατες εργασίες εάν τα αντικείμενα δεν ονομάζονται.
• Χρησιμοποιήστε το παράθυρο επιλογής για να επισημάνετε ετικέτες σε αντικείμενα με μερικά απλά βήματα.

Ένας τρόπος για να διατηρήσετε οργανωμένη τη σύνθετη παρουσίαση του PowerPoint που ετοιμάζετε είναι να επισημάνετε τα αντικείμενα σε κάθε διαφάνεια. Αυτό το βήμα σάς βοηθά να κατανοήσετε τη σειρά με την οποία θα εμφανίζονται στην προβολή διαφανειών σας, πώς σχετίζονται τα στοιχεία μεταξύ τους και εάν το αρχείο PowerPoint είναι δημόσια διαθέσιμο.

Γιατί να ονομάσετε αντικείμενα στο PowerPoint;

Οι κύριοι λόγοι για την ονομασία αντικειμένων στο PowerPoint περιστρέφονται γύρω από τη διευκόλυνση της ζωής μακροπρόθεσμα. Αν και παραδέχομαι ότι η ονομασία στοιχείων καθώς τα προσθέτετε στην παρουσίασή σας μπορεί αρχικά να επιβραδύνει τη ροή εργασίας σας, είναι ένας σίγουρος τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο στο μέλλον. Επιπλέον, εάν μοιράζεστε το αρχείο σας PowerPoint με άλλους, η ονομασία αντικειμένων μπορεί επίσης να βελτιώσει την εμπειρία τους.

Στο παρακάτω παράδειγμα, θέλω να αναδιοργανώσω τις κινούμενες εικόνες σε μια διαφάνεια στο παράθυρο κινούμενων εικόνων. Ωστόσο, δεδομένου ότι τα αντικείμενα έχουν γενικά ονόματα, ο προσδιορισμός του στοιχείου που μπορεί να είναι δύσκολος. Ναι, μπορώ να κάνω κλικ σε κάθε στοιχείο στο παράθυρο κινούμενων εικόνων για να ενεργοποιήσω το στοιχείο που σχετίζεται με τη διαφάνεια (ή το αντίστροφο), αλλά αυτό γίνεται λιγότερο εφικτή λύση εάν η διαφάνειά μου περιέχει πολλά αντικείμενα.

Ομοίως, τα αντικείμενα με γενικές ονομασίες κάνουν πιο δύσκολο τον συντονισμό των ενεργοποιήσεων κινούμενων εικόνων. Συνεχίζοντας με το παράδειγμά μου, ας πούμε ότι θέλω να εμφανίζεται μια εικόνα ενός κοτόπουλου όταν κάνω κλικ σε μια εικόνα ενός χρυσόψαρου. Για να το κάνω αυτό, αφού προσθέσω το animation στην εικόνα του κοτόπουλου, θα κάνω κλικ στο Player > On Click στην καρτέλα Animation και ιδανικά θα επιλέξω την εικόνα του χρυσόψαρου. Ωστόσο, επειδή τα στοιχεία δεν έχουν σωστή ετικέτα, δεν γνωρίζω τη σωστή εικόνα.

Τέλος, και το πιο σημαντικό, η ονομασία αντικειμένων σημαίνει ότι μπορώ να χρησιμοποιήσω το παράθυρο Σειρά ανάγνωσης, το οποίο μου λέει τη σειρά με την οποία οι αναγνώστες οθόνης θα διαβάσουν το κείμενο και το εναλλακτικό κείμενο. Η ανάμειξη στοιχείων στο παράθυρο σειράς ανάγνωσης θα έβλαπτε πολύ την εμπειρία για τα άτομα που χρησιμοποιούν προγράμματα ανάγνωσης οθόνης, καθώς τα αντικείμενα θα τους διαβάζονταν με παράλογη σειρά.

Στο παρακάτω παράδειγμα, δεν είναι σαφές ποιο αντικείμενο είναι ποιο, επομένως το να βεβαιωθείτε ότι η σειρά ανάγνωσης είναι σωστή γίνεται ξαφνικά μια περίπλοκη εργασία.

Συμβουλή
Αποτρέψτε τη συμπερίληψη διακοσμητικών στοιχείων (και οτιδήποτε άλλο δεν προσθέτει αξία) στη σειρά ανάγνωσης, καταργώντας την επιλογή αυτών των στοιχείων στο παράθυρο Σειρά ανάγνωσης.

Πώς να ονομάσετε στοιχεία στο PowerPoint

Για να προσθέσετε ετικέτες σε στοιχεία (οτιδήποτε από πλαίσια κειμένου και σχήματα έως πίνακες και γραφήματα) σε μια συγκεκριμένη διαφάνεια του PowerPoint, κάντε κλικ στο «تحديدΣτην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας, επιλέξτε«Μέρος επιλογής».

Τώρα, όταν κάνετε κλικ σε στοιχεία στο παράθυρο Επιλογή, θα τα δείτε να γίνονται ενεργά στην ίδια διαφάνεια.

Κάντε διπλό κλικ σε ένα αντικείμενο για να το μετονομάσετε. Δεν χρειάζεται πάντα να επισημαίνετε κάθε στοιχείο σε μια διαφάνεια – μόνο αυτά που θα κάνουν τη ζωή σας πιο εύκολη κατά την προσθήκη κινούμενων εικόνων ή την οργάνωση του παραθύρου σειράς ανάγνωσης.

Όταν τελειώσετε, θα δείτε τα ονόματα που εκχωρήσατε σε αντικείμενα όταν ανοίξετε το παράθυρο κινούμενων εικόνων, μεταβείτε στη Δημιουργία προγράμματος αναπαραγωγής κινούμενων εικόνων ή χρησιμοποιήστε το παράθυρο Σειρά ανάγνωσης για να κάνετε την παρουσίασή σας στο PowerPoint πιο προσιτή σε άτομα με προβλήματα όρασης.

Η χρήση του παραθύρου επιλογής για τη διευκόλυνση της κινούμενης εικόνας και τη βελτίωση της προσβασιμότητας είναι μόνο ένα από τα πολλά πράγματα που θα ήθελα να γνώριζα πριν κάνω την πρώτη μου παρουσίαση στο PowerPoint. Για παράδειγμα, η ικανότητα του προγράμματος να αφαιρεί φόντο εικόνων και να αυτοματοποιεί τα σχέδια είναι άλλες δυνατότητες που έχω μάθει να χρησιμοποιώ για να βελτιώσω την έξοδο μου στο PowerPoint.