Απλοί τρόποι για να τονώσετε την εστίαση και να αυξήσετε την παραγωγικότητα χρησιμοποιώντας τεχνολογία

Η ψηφιακή απόσπαση της προσοχής είναι μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που επηρεάζει την παραγωγικότητα, καθώς οι ειδοποιήσεις και η εναλλαγή μεταξύ εφαρμογών καταναλώνουν πολύ χρόνο χωρίς να το καταλάβουμε. Η χρήση των κατάλληλων εργαλείων και τεχνικών συμβάλλει στη μείωση αυτών των εμποδίων και στη βελτίωση της εστίασης, γεγονός που επηρεάζει θετικά την ταχύτητα και την αποτελεσματικότητα της ολοκλήρωσης των εργασιών. Η δημιουργία ενός οργανωμένου ψηφιακού περιβάλλοντος εργασίας και η σωστή χρήση των δυνατοτήτων των τηλεφώνων και των υπολογιστών μπορεί να κάνει τεράστια διαφορά στον τρόπο διαχείρισης του χρόνου και επίτευξης καθημερινών στόχων.

Με τόσους πολλούς περισπασμούς, η παραμονή συγκεντρωμένη μπορεί να είναι δύσκολη, αλλά οι καλές συνήθειες κάνουν μεγάλη διαφορά. Κάποτε έχανα πολύ χρόνο λόγω συνεχών διακοπών, αλλά ακολουθώντας καλύτερες πρακτικές, έγινα πιο συγκεντρωμένος και παραγωγικός. Δείτε πώς να το πραγματοποιήσετε.

1. Εκτελέστε πολλαπλές εργασίες χρησιμοποιώντας διαχωρισμένη οθόνη ή δεύτερη οθόνη

Αν και η λειτουργία split-screen μπορεί να φαίνεται σαν πιθανή απόσπαση της προσοχής, έχει αλλάξει τη ζωή μου. Όταν γράφω ένα άρθρο, χωρίζω την οθόνη σε δύο ενότητες – μία για τον επεξεργαστή κειμένου και μία για την έρευνα. Το χρησιμοποιώ επίσης για να συγκρίνω έγγραφα, να δημιουργήσω υπολογιστικά φύλλα ή να εργαστώ με πολλές πηγές πληροφοριών.

Αυτή η ρύθμιση εξαλείφει την ανάγκη εναλλαγής μεταξύ εφαρμογών, εξοικονομώντας μου χρόνο για συνεχή αναζήτηση για παράθυρα. Χρησιμοποιώ επίσης έναν παλιό φορητό υπολογιστή ως πρόσθετη οθόνη, η οποία βελτιώνει περαιτέρω την εστίασή μου επιτρέποντάς μου να ανοίγω πολλά παράθυρα σε ξεχωριστές οθόνες. Θα χάσετε την αύξηση της παραγωγικότητάς σας εάν δεν χρησιμοποιείτε διαχωρισμένη οθόνη ή δεύτερη οθόνη.

2. Ενεργοποιήστε τη λειτουργία Εστίαση ή Μην ενοχλείτε.

Η παρόρμηση να ελέγχω το τηλέφωνό μου ή άλλες συσκευές όποτε εμφανίζεται μια ειδοποίηση μπορεί να αποσπά την προσοχή, συχνά με οδηγεί να περιηγούμαι ατελείωτα. Ωστόσο, δεν μπορώ να κρατήσω το τηλέφωνό μου αθόρυβο γιατί δεν θέλω να χάνω σημαντικές κλήσεις από αγαπημένα μου πρόσωπα. Τώρα χρησιμοποιώ τις λειτουργίες Εστίασης και Μην ενοχλείτε του τηλεφώνου μου για να αντιμετωπίσω αυτούς τους περισπασμούς.

Αυτές οι δύο λειτουργίες μου επιτρέπουν να αποκλείω ειδοποιήσεις εφαρμογών ή μη επείγουσες κλήσεις. Μπορώ επίσης να ορίσω εξαιρέσεις για σημαντικές επαφές ή εφαρμογές. Με αυτόν τον τρόπο, λαμβάνω μόνο σημαντικές ειδοποιήσεις χωρίς περιττές διακοπές.

3. Μην ανοίγετε πάρα πολλές καρτέλες και εφαρμογές του προγράμματος περιήγησης.

Κρατούσα δεκάδες καρτέλες ανοιχτές στο πρόγραμμα περιήγησής μου και άφηνα τις εφαρμογές στην επιφάνεια εργασίας να τρέχουν, ακόμα κι όταν δεν τις χρειαζόμουν. Αυτό όχι μόνο με αποσπούσε την προσοχή, κάνοντάς με να ελέγξω για νέα email, ενημερώσεις Asana κ.λπ., αλλά και επιβράδυνση του υπολογιστή μου. Αυτό οδήγησε σε μειωμένη αποτελεσματικότητα και αυξημένη πνευματική κόπωση, οπότε συνειδητοποίησα ότι χρειαζόμουν μια αλλαγή.

Τώρα, κρατήστε ανοιχτές μόνο τις καρτέλες που είναι απαραίτητες για την εργασία και μόλις τελειώσετε με μια καρτέλα, κλείστε την προτού προχωρήσετε στην επόμενη. Δημιουργώ επίσης ομάδες καρτελών στο πρόγραμμα περιήγησής μου και τις ελαχιστοποιώ μόλις ολοκληρώσω τη χρήση τους. Ομοίως, έμαθα να περιορίζω τον αριθμό των εφαρμογών επιφάνειας εργασίας που εκτελούνται ταυτόχρονα.

4. Σχεδιάστε τη λίστα εργασιών σας μια μέρα νωρίτερα.

Δεν είχα συνηθίσει να δημιουργώ μια λίστα υποχρεώσεων, πράγμα που σήμαινε ότι δεν είχα ξεκάθαρη ατζέντα για την ημέρα. Εξαιτίας αυτού, δεν ήμουν πάντα σίγουρος από πού να ξεκινήσω και πώς να ιεραρχήσω τις εργασίες. Ξόδευα πολύτιμες ώρες σε λιγότερο σημαντικές εργασίες και δεν κατάφερνα να ολοκληρώσω τις κύριες εργασίες μου. Η έλλειψη προγραμματισμού ήταν ένα σημαντικό εμπόδιο στην παραγωγικότητά μου.

Συνήθως κάνω μια λίστα υποχρεώσεων το προηγούμενο βράδυ. Αυτό μου δίνει ένα σαφές σχέδιο για την επόμενη μέρα και με βοηθά να αποφύγω την κούραση των αποφάσεων. Αντιμετωπίζω επίσης τις πιο δύσκολες εργασίες το πρωί όταν είμαι πιο ενεργητικός. Αφήνω λίγο χρόνο στο πρόγραμμά μου για απροσδόκητες εργασίες. Το να έχω έναν ξεκάθαρο στόχο μου δίνει κίνητρο και με κάνει πιο παραγωγικό.

5. Αυξήστε την παραγωγικότητα χρησιμοποιώντας την τεχνική Pomodoro

Περνούσα πολλές ώρες μπροστά στον υπολογιστή μου χωρίς να κάνω διαλείμματα, κάτι που συχνά με έκανε να αισθάνομαι εξουθενωμένη. Οι εργασίες διαρκούσαν περισσότερο από όσο χρειαζόταν, επειδή ήταν δύσκολο να διατηρηθεί η εστίαση για μεγάλες περιόδους. Στη συνέχεια, ένας φίλος μου μύησε την Τεχνική Pomodoro, μια μέθοδο διαχείρισης χρόνου που ενθαρρύνει να κάνω μικρά διαλείμματα μετά από κάθε 25λεπτη συνεδρία εργασίας.

Τα τακτικά διαλείμματα συμβάλλουν στη μείωση της πνευματικής κόπωσης και στη βελτίωση της εστίασης, ενισχύοντας τελικά την παραγωγικότητα. Για να δοκιμάσετε αυτήν την τεχνική, ρυθμίστε ένα χρονόμετρο για 25 λεπτά και εργαστείτε σε μια εργασία μέχρι να σβήσει. Στη συνέχεια κάντε ένα διάλειμμα πέντε λεπτών. Αφού ολοκληρώσετε τέσσερα διαλείμματα, επιβραβεύστε τον εαυτό σας με ένα μεγαλύτερο διάλειμμα 15 έως 30 λεπτών.

6. Προγραμματίστε email κατά τον ελεύθερο χρόνο σας.

Ο συνεχής έλεγχος και η απόκριση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς φτάνουν είναι μια σημαντική απόσπαση της προσοχής που διαταράσσει τη ροή εργασίας και μειώνει την αποτελεσματικότητα. Για να το διαχειριστώ καλύτερα, προγραμματίζω συγκεκριμένες ώρες για να ελέγξω τα email, συνήθως κατά τις ελεύθερες ώρες μου. Αυτό μου επιτρέπει να διαβάζω, να γράφω και να προγραμματίζω απαντήσεις ομαδικά αντί να αφήνω τα email να διακόπτουν την εργασία μου όλη την ημέρα.

Τα περισσότερα προγράμματα email προσφέρουν ενσωματωμένες δυνατότητες προγραμματισμού, γεγονός που διευκολύνει τον προγραμματισμό μηνυμάτων. Προσδιορίστε τις λιγότερο απασχολημένες ώρες σας και προγραμματίστε ανάλογα τα email σας. Αυτή η προσέγγιση ενισχύει την παραγωγικότητα και διασφαλίζει ότι τα μηνύματά σας φτάνουν στους παραλήπτες τη βέλτιστη ώρα, ειδικά όταν εργάζεστε σε διαφορετικές ζώνες ώρας.

Χρησιμοποιώ αυτές τις τεχνικές για να μειώσω τους περισπασμούς ενώ εργάζομαι από το σπίτι και μπορείτε να κάνετε το ίδιο για να παραμείνετε συγκεντρωμένοι. Η εφαρμογή αυτών των στρατηγικών θα σας βοηθήσει να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο. Δοκιμάστε το και δείτε πώς βελτιώνει την αποτελεσματικότητά σας. Επίσης, σκεφτείτε να αποκλείσετε τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και άλλους ιστότοπους που αποσπούν την προσοχή, καθώς μπορούν εύκολα να σας αποσπάσουν την προσοχή από την εργασία σας.

Η σωστή χρήση της τεχνολογίας μπορεί να τη μετατρέψει από περισπασμό σε αποτελεσματικό εργαλείο για την αύξηση της εστίασης και τη βελτίωση της παραγωγικότητας. Η ρύθμιση των σωστών ρυθμίσεων, η βάση στην οργάνωση εφαρμογών και ο καθορισμός συγκεκριμένων ωρών για εργασία χωρίς διακοπές είναι όλοι παράγοντες που σας βοηθούν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο σας και να αυξήσετε τα καθημερινά σας επιτεύγματα.