Τα Φύλλα Google έχουν γίνει ένα από τα βασικά εργαλεία για την οργάνωση και την ανάλυση δεδομένων. Είτε χρειάζεται να προετοιμάσετε οικονομικές αναφορές, να διαχειριστείτε λίστες ή να οργανώσετε έργα, αυτό το εργαλείο παρέχει πολλές δυνατότητες που κάνουν τη διαδικασία πιο ομαλή. Με την απλή διεπαφή και τις πολλές προηγμένες επιλογές, τα Φύλλα Google μπορούν να ανταποκριθούν στις ανάγκες των αρχαρίων και των επαγγελματιών. Σε αυτό το άρθρο, θα δείξουμε πώς να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τα Φύλλα Google και τα πιο σημαντικά εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να επιταχύνετε την εργασία και να βελτιώσετε την παραγωγικότητα.
Αν μόλις ξεκινάτε με τα Φύλλα Google, οι εκτεταμένες δυνατότητες και τα πρόσθετά του μπορεί να είναι λίγο συντριπτικά. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για να ξεκινήσετε γρήγορα με αυτήν την ισχυρή, δωρεάν εναλλακτική λύση του Microsoft Excel που βασίζεται σε cloud.
Τι είναι τα Φύλλα Google;
Αν έχετε ακούσει για τα Φύλλα Google στο παρελθόν, μη διστάσετε να προχωρήσετε. Αν δεν το έχετε ακούσει ποτέ, εδώ είναι ένα συντριπτικό μάθημα για όσα πρέπει να γνωρίζετε. Θα εξετάσουμε τα βασικά και θα σας καθοδηγήσουμε στο τι είναι τα Φύλλα Google και πώς μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως.
Τα Φύλλα Google είναι ένα δωρεάν πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων που βασίζεται σε σύννεφο που προσφέρεται από την Google ως μέρος της πλήρους σουίτας του Office Google Workspace για να ανταγωνιστεί το Microsoft Office. Άλλες βασικές υπηρεσίες που περιλαμβάνονται στη σουίτα που βασίζεται σε σύννεφο είναι τα Έγγραφα (Word) και οι Παρουσιάσεις (PowerPoint).
Τα Φύλλα Google είναι διαθέσιμα σε όλες τις συσκευές και τις πλατφόρμες. Το μόνο που χρειάζεστε είναι μια σύνδεση στο Διαδίκτυο και ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστού (ή, στην περίπτωση κινητού τηλεφώνου, η κατάλληλη εφαρμογή). Η Google αναλαμβάνει την υπόλοιπη εργασία και κάνει το μεγαλύτερο μέρος της σκληρής δουλειάς κατά την εκτέλεση του λογισμικού στο cloud. Επειδή τα Φύλλα είναι ένα διαδικτυακό πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, μπορείτε να μοιράζεστε και να συνεργάζεστε με πολλά άτομα στο ίδιο έγγραφο και να παρακολουθείτε αναθεωρήσεις, αλλαγές και προτάσεις σε πραγματικό χρόνο.
Τα φύλλα υποστηρίζουν πολλούς διαφορετικούς τύπους αρχείων, συμπεριλαμβανομένων των XLS, XLSX, XLSM, TXT, ODS και CSV, καθιστώντας εύκολη την προβολή και τη μετατροπή αρχείων του Microsoft Office απευθείας από το Google Drive.
Πώς να εγγραφείτε για λογαριασμό
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε τα Φύλλα Google είναι να εγγραφείτε για έναν λογαριασμό Google. Εάν έχετε ήδη λογαριασμό, μη διστάσετε να μεταβείτε στην επόμενη ενότητα. Εάν δεν έχετε λογαριασμό, θα εξετάσουμε την απλή μέθοδο Για να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό Google Και σας προετοιμάζει να χρησιμοποιήσετε τα Φύλλα.
Παω σε accounts.google.com, και κάντε κλικ "Δημιουργία λογαριασμού", Επειτα «Για τον εαυτό μου».
Στην επόμενη σελίδα, θα γράψετε κάποιες βασικές πληροφορίες, όπως το όνομα και το επίθετό σας (προαιρετικό).
Στη συνέχεια, θα πρέπει να δώσετε την ημερομηνία γέννησης και το φύλο σας. Ορισμένες υπηρεσίες Google βασίζονται στην ηλικία, επομένως απαιτείται ημερομηνία γέννησης. Η Google εξηγεί με περισσότερες λεπτομέρειες γιατί απαιτούνται αυτές οι πληροφορίες Αυτό το χρήσιμο έγγραφο υποστήριξης.
Μετά από αυτό, θα μπορείτε επιτέλους να επιλέξετε τη διεύθυνση email σας. Η Google δημιουργεί αυτόματα μερικές διευθύνσεις για εσάς με βάση το όνομά σας, αλλά υπάρχει επίσης ένα κουμπί στο οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε το email σας.
Σε αυτό το σημείο, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης. Για λόγους ασφαλείας, μην χρησιμοποιείτε έναν κωδικό πρόσβασης που έχετε χρησιμοποιήσει αλλού ή μην τον σημειώσετε σε ένα κομμάτι χαρτί κάπου. Συνιστώ να χρησιμοποιήσετε έναν διαχειριστή κωδικών πρόσβασης, κάτι που χρησιμοποιώ εδώ και πολλά χρόνια και το ορκίζομαι. Ο διαχειριστής κωδικών πρόσβασης όχι μόνο σας βοηθά να δημιουργήσετε ισχυρούς, ασφαλείς και μοναδικούς κωδικούς πρόσβασης, αλλά τους θυμάται όλους για εσάς.
Τέλος, θα πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι δεν είστε bot και να ρυθμίσετε ένα email ανάκτησης. Ξεκινήστε παρέχοντας έναν αριθμό κινητού τηλεφώνου όπου η Google μπορεί να σας στείλει έναν κωδικό επαλήθευσης SMS και να τον εισαγάγετε. Στη συνέχεια, στην επόμενη σελίδα, θα βάλετε ένα email ανάκτησης που θα χρησιμοποιηθεί εάν χάσετε την πρόσβαση στον λογαριασμό για οποιονδήποτε λόγο.
Πώς να δημιουργήσετε ένα κενό υπολογιστικό φύλλο
Τώρα που έχετε λογαριασμό Google, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε το πρώτο σας υπολογιστικό φύλλο. Πηγαίνετε στο Υπολογιστικά φύλλα Google Και κάντε κλικ στο κουμπί "Κενό υπολογιστικό φύλλο" με το πολύχρωμο σύμβολο "+".
Συμβουλή
Εάν χρησιμοποιείτε το Google Chrome, μπορείτε να πληκτρολογήσετε sheets.new απευθείας στη γραμμή διευθύνσεων για να δημιουργήσετε ένα νέο κενό φύλλο και να το ανοίξετε.
Πώς να εισαγάγετε ένα υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel
Ακόμα κι αν είστε εντελώς νέοι στα Φύλλα Google, ενδέχεται να έχετε ήδη ορισμένα αρχεία Microsoft Excel που θα θέλατε να χρησιμοποιήσετε στο cloud. Εάν συμβαίνει αυτό, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ανεβάσετε όλα τα έγγραφά σας στο Excel και η Google θα κάνει τα υπόλοιπα. Παρόλο που ενδέχεται να μην υποστηρίζει ορισμένες από τις πιο προηγμένες δυνατότητες και εφέ του Excel, τα Φύλλα Google λειτουργούν καλά με την πλειονότητα των υπαρχόντων τύπων και τεχνικών και πάντα προσθέτουν περισσότερες δυνατότητες.
Για να εισαγάγετε ένα έγγραφο Excel, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ιστότοπο των Φύλλων Google ή το Google Drive για να ανεβάσετε τα αρχεία σας. Και οι δύο μέθοδοι σάς επιτρέπουν να σύρετε και να αποθέσετε ένα αρχείο από τον υπολογιστή σας απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησής σας για εύκολη μεταφόρτωση. Το Drive περιέχει όλα τα αρχεία που έχετε ανεβάσει, αλλά για ευκολία, όταν πηγαίνετε Αρχική σελίδα φύλλων, Σας δείχνει μόνο τα υπολογιστικά φύλλα που έχετε κατεβάσει ή δημιουργήσει και τίποτα άλλο.
Για να ανεβάσετε ένα αρχείο Excel απευθείας στον ιστότοπο των Φύλλων Google, θα πρέπει να ξεκινήσετε κάνοντας κλικ στο εικονίδιο φακέλου στη δεξιά πλευρά της οθόνης πάνω από τα ονόματα των αρχείων. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Μεταφόρτωση» στην καρτέλα Επιλογές στο αναδυόμενο παράθυρο. Τώρα, μπορείτε είτε να κάνετε κλικ για περιήγηση στον υπολογιστή σας είτε να σύρετε και να αποθέσετε το αρχείο Excel στο παράθυρο του προγράμματος περιήγησής σας για να το ανεβάσετε.
Μόλις ανεβάσετε ένα αρχείο Excel, τα Φύλλα μετατρέπονται αυτόματα και το ανοίγουν, έτοιμο να ξεκινήσει την επεξεργασία, την κοινή χρήση ή τη συνεργασία. Για να ανοίξετε ένα αρχείο Excel ή ένα υπολογιστικό φύλλο που θέλετε να επεξεργαστείτε και το οποίο είναι ήδη φορτωμένο, απλώς βρείτε το όνομα του αρχείου στην αρχική σελίδα των Φύλλων και κάντε κλικ σε αυτό.
Όταν ολοκληρωθεί το έγγραφο, μπορείτε να το κατεβάσετε σε μορφή XLSX, ODS, PDF, HTML, CSV ή TSV. Κάντε κλικ στο Αρχείο > Λήψη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιθυμητή μορφή και θα πραγματοποιηθεί λήψη απευθείας στο σημείο όπου αποθηκεύετε αρχεία από το πρόγραμμα περιήγησής σας.
Πώς να συνεργαστείτε σε έγγραφα με άλλους
Ένα από τα καλύτερα χαρακτηριστικά των Φύλλων Google είναι η δυνατότητα δημιουργίας ενός συνδέσμου με δυνατότητα κοινής χρήσης που επιτρέπει σε οποιονδήποτε έχει τον σύνδεσμο να προβάλει, να σχολιάσει ή να επεξεργαστεί το έγγραφό σας. Αντί να στέλνετε ένα αρχείο πέρα δώθε μεταξύ των συνεργατών, μπορείτε να κάνετε αλλαγές και προτάσεις ταυτόχρονα, σαν να είστε όλοι συγκεντρωμένοι στον ίδιο υπολογιστή σε πραγματικό χρόνο.
Από το έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε, κάντε κλικ στο κουμπί "μοιράζομαι" Στην επάνω δεξιά γωνία για να επιλέξετε πώς να στείλετε έναν σύνδεσμο στο αρχείο σας και σε ποιον θέλετε να στείλετε έναν σύνδεσμο. Μπορείτε να εισαγάγετε διευθύνσεις email με μη αυτόματο τρόπο ή να κάνετε κλικ "Λήψη συνδέσμου με δυνατότητα κοινής χρήσης" Στην επάνω γωνία για να μοιράσετε μόνοι σας την πρόσκληση.
Από την αναπτυσσόμενη λίστα, μπορείτε να τροποποιήσετε τον αριθμό των εξουσιών που έχουν οι κοινόχρηστοι χρήστες στο αρχείο, όταν επιλέγετε μία από τις ακόλουθες επιλογές:
- ΤΕΡΜΑΤΙΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ: Η κοινή χρήση είναι απενεργοποιημένη. Εάν έχετε μοιραστεί στο παρελθόν έναν σύνδεσμο με άλλους, αυτός ο σύνδεσμος δεν θα λειτουργεί πλέον και θα ανακαλεί τυχόν δικαιώματα που είχαν στο παρελθόν.
- Οποιοσδήποτε διαθέτει τον σύνδεσμο μπορεί να επεξεργαστεί: Παρέχει στους εγγεγραμμένους χρήστες πλήρη πρόσβαση ανάγνωσης και εγγραφής. Ωστόσο, δεν μπορούν να το διαγράψουν από το Drive, αλλά αυτό ισχύει μόνο για τα περιεχόμενα του αρχείου.
- أΟποιοσδήποτε έχει τον σύνδεσμο μπορεί να σχολιάσει: Επιτρέπει στους κοινόχρηστους χρήστες να αφήνουν σχόλια εάν το επιθυμούν – εξαιρετικό για ομαδικά έργα.
- Οποιοσδήποτε διαθέτει τον σύνδεσμο μπορεί να δει: Οι εγγεγραμμένοι χρήστες μπορούν να δουν το αρχείο, αλλά δεν μπορούν να το τροποποιήσουν με οποιονδήποτε τρόπο. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ενέργεια κατά την κοινή χρήση ενός αρχείου και η καλύτερη επιλογή εάν προσπαθείτε να μοιραστείτε ένα αρχείο για λήψη.
Μπορείτε να κάνετε πολλά με αυτούς τους συνδέσμους με δυνατότητα κοινής χρήσης, οι οποίοι λειτουργούν επίσης με άλλα αρχεία Drive και σε κινητά.
Προστατέψτε τα κελιά σε κοινόχρηστα υπολογιστικά φύλλα από επεξεργασία
Η δυνατότητα κοινής χρήσης και συνεργασίας σε έγγραφα χρησιμοποιώντας τα Φύλλα Google είναι αναμφίβολα μία από τις καλύτερες δυνατότητες. Ωστόσο, μερικές φορές θέλετε να διατηρήσετε την ακεραιότητα ορισμένων κυττάρων και να αποτρέψετε οποιονδήποτε από το να προσπαθήσει να τα τροποποιήσει. Επομένως, εάν μοιράζεστε ένα υπολογιστικό φύλλο με μια ομάδα ατόμων, αλλά θέλετε να τους αποτρέψετε από το να μπορούν να επεξεργαστούν ορισμένα κελιά στο αρχείο, μπορεί να θέλετε να ανακαλέσετε την πρόσβασή τους σε αυτό.
Επισημάνετε όλα τα κελιά που θέλετε να προστατεύσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δεδομένα > Προστασία υπολογιστικών φύλλων και εύρους από τη γραμμή εργαλείων. Ο πίνακας Υπολογιστικά φύλλα και προστατευμένες περιοχές εμφανίζεται στα δεξιά. Εδώ, μπορείτε να εισαγάγετε μια σύντομη περιγραφή και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην επιλογή "Ορισμός δικαιωμάτων" για να προσαρμόσετε τα δικαιώματα προστασίας κελιών.
Από προεπιλογή, οποιοσδήποτε έχει ήδη δικαίωμα επεξεργασίας του εγγράφου επιτρέπεται να επεξεργαστεί κάθε κελί της σελίδας. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στην ενότητα "Περιορισμός ατόμων που μπορούν να επεξεργαστούν αυτό το εύρος" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Προσαρμογή" για να ορίσετε ποιος επιτρέπεται να επεξεργάζεται τα επιλεγμένα κελιά. Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε δικαιώματα από άλλο πεδίο εφαρμογής, εάν έχετε ήδη ρυθμίσει δικαιώματα σε άλλο σημείο του εγγράφου.
Κάτω από τη λίστα των ατόμων που μπορούν να επεξεργαστούν, όλα τα άτομα με τα οποία έχετε μοιραστεί τα δικαιώματα επεξεργασίας επιλέγονται από προεπιλογή. Αποεπιλέξτε οποιονδήποτε δεν θέλετε να είναι σε θέση να επεξεργαστεί τα κελιά καθορισμένο, Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Τέλος».
Κάθε φορά που κάποιος προσπαθεί να αλλάξει ή να επεξεργαστεί τα κελιά που μόλις προστατεύσατε, βλέπει ένα μήνυμα που του λέει ότι τα κελιά/το φύλλο.
Πώς να δείτε όλες τις πρόσφατες αλλαγές
Όταν μοιράζεστε έγγραφα με άλλους, είναι δύσκολο να παρακολουθείτε όλες τις μικρές αλλαγές που συμβαίνουν αν δεν είστε κοντά σας. Γι' αυτό υπάρχει η διαδρομή ελέγχου. Τα Φύλλα Google παρακολουθούν όλες τις αλλαγές που συμβαίνουν σε ένα έγγραφο και τις ομαδοποιούν σε χρονικές περιόδους, γεγονός που μειώνει την ακαταστασία.
Μπορείτε ακόμη και να επαναφέρετε ένα αρχείο σε οποιαδήποτε από τις προηγούμενες εκδόσεις που αναφέρονται στην προβολή ιστορικού με ένα μόνο κλικ του ποντικιού. Οι αλλαγές που γίνονται από κάθε μέλος της ομάδας έχουν διαφορετικά χρώματα, γεγονός που καθιστά εύκολο να παρακολουθείτε ποιος έκανε τι ενώ δεν παρακολουθούσατε.
Μπορείτε να δείτε μια λίστα με όλες τις πρόσφατες αλλαγές κάνοντας κλικ στο Αρχείο > Ιστορικό εκδόσεων > Προβολή ιστορικού εκδόσεων.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τα Φύλλα Google εκτός σύνδεσης
Τι συμβαίνει εάν χρειαστεί να αποκτήσετε πρόσβαση Φύλλα Google αλλά δεν έχετε σύνδεση στο διαδίκτυο; παρόλο Υπολογιστικά φύλλα Google Όντας ένα προϊόν που βασίζεται στον ιστό, δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε εκτός σύνδεσης. Πρέπει να κάνετε λήψη της επέκτασης για το Chrome και να βεβαιωθείτε ότι το αρχείο είναι ενεργοποιημένο για χρήση εκτός σύνδεσης εκ των προτέρων. Οποιεσδήποτε αλλαγές κάνετε στο αρχείο ενημερώνονται την επόμενη φορά που θα συνδεθείτε στο Διαδίκτυο.
Αφού κάνετε λήψη της επίσημης επέκτασης για το Chrome, μεταβείτε στην αρχική σελίδα των Φύλλων Google και στην επάνω αριστερή γωνία, κάντε κλικ στο μενού "Hamburger" > "Ρυθμίσεις". Μόλις φτάσετε εδώ, ενεργοποιήστε την επιλογή Εκτός σύνδεσης και, στη συνέχεια, πατήστε "ΕΝΤΑΞΕΙ".
Για να εξοικονομήσετε χώρο αποθήκευσης στην τοπική σας συσκευή, η Google κατεβάζει μόνο τα αρχεία στα οποία έχει προσπελαστεί πιο πρόσφατα και τα καθιστά διαθέσιμα εκτός σύνδεσης. Για να ενεργοποιήσετε με μη αυτόματο τρόπο ένα αρχείο, κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Διαθέσιμο εκτός σύνδεσης" σε "Ενεργό".
Τρόπος αναφοράς σε άλλα υπολογιστικά φύλλα
Τώρα που έχουμε ξεμπερδέψει με τα περισσότερα από τα βασικά, ας δούμε μερικές από τις πιο προηγμένες λειτουργίες στα Φύλλα Google. Αυτές οι λειτουργίες είναι παρόμοιες με αυτές που θα βρείτε στο Excel, αλλά ενδέχεται να τροποποιηθούν ελαφρώς για να λειτουργούν στα Φύλλα Google. Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που χρησιμοποιώ στα Φύλλα Google είναι η αναφορά πληροφοριών μεταξύ καρτελών φύλλων.
Για να αναφέρετε άλλες καρτέλες σε ένα Υπολογιστικό φύλλο Google, απλώς πληκτρολογήστε το όνομα της καρτέλας ακολουθούμενο από ένα θαυμαστικό και τον αριθμό του κελιού.
= Tab1!A3
Πώς να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα για τη συλλογή απαντήσεων αυτόματα
Για να δημιουργήσετε μια φόρμα, θα ξεκινήσετε είτε δημιουργώντας ένα νέο Φύλλο Google είτε επιλέγοντας ένα υπάρχον έγγραφο. Από εκεί, κάντε κλικ στο «Εργαλεία» και μετά στο «Δημιουργία νέας φόρμας». Θα ανοίξει μια νέα καρτέλα που σας επιτρέπει να προσαρμόσετε τις ερωτήσεις και το στυλ της φόρμας.
Όλα τα δεδομένα που εισάγονται στη φόρμα θα απορριφθούν σε μια καρτέλα που δημιουργήθηκε πρόσφατα στο έγγραφο που ονομάζεται "Απαντήσεις φόρμας 1". Μπορείτε να μετονομάσετε και να προσαρμόσετε αυτήν την καρτέλα όπως απαιτείται, καθώς και να ανατρέξετε σε πληροφορίες από εκεί σε άλλες καρτέλες όπως αναφέρθηκε παραπάνω.
Μεταφράστε λέξεις απευθείας στα Φύλλα Google
Χρειάζεται να μεταφράσετε λέξεις ή φράσεις από τη μια γλώσσα στην άλλη χωρίς να φύγετε από τη σελίδα; Λοιπόν, υπάρχει ένας ειδικός τύπος που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μεταφράσετε μεμονωμένες λέξεις –ή ακόμα και μια ομάδα από αυτές– απευθείας στα κελιά των Φύλλων Google. Ο τύπος μοιάζει με αυτό:
=GOOGLETRANSLATE("κείμενο", "γλώσσα πηγής", "γλώσσα προορισμού")
Όταν θέλετε να μεταφράσετε κείμενο στο έγγραφό σας, μπορείτε είτε να πληκτρολογήσετε τις λέξεις που θέλετε να μεταφράσετε απευθείας στον τύπο είτε να πληκτρολογήσετε στο κελί που περιέχει τη λέξη/φράση που θέλετε να μεταφράσετε. Εδώ δείχνουμε το κείμενο στο κελί A2, ορίζουμε τη γλώσσα εισαγωγής ως Αγγλικά (en) και τη γλώσσα εξόδου ως Κινέζικα (zh), στη συνέχεια πατάμε Enter και παρακολουθούμε το να κάνει αυτό που πρέπει.
Αυτοματοποιήστε κουραστικές εργασίες χρησιμοποιώντας μακροεντολές
Τα Φύλλα Google σάς επιτρέπουν να αυτοματοποιείτε επαναλαμβανόμενες εργασίες χρησιμοποιώντας μια συγκεκριμένη σειρά οδηγιών για να αυξήσετε την παραγωγικότητα στα υπολογιστικά φύλλα σας. Όταν κάνετε κλικ στην "Εγγραφή", τα Φύλλα Google δημιουργούν ένα σενάριο που περιέχει όλο τον κώδικα για να επαναλάβετε τα κουραστικά και μονότονα βήματα.
Όταν καταγράφετε μια μακροεντολή στα Φύλλα Google, δημιουργεί αυτόματα ένα σενάριο εφαρμογών που περιέχει όλο τον κώδικα για την αναπαραγωγή των ενεργειών σας για εσάς. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να δημιουργήσετε πολύπλοκες μακροεντολές χωρίς να γνωρίζετε πώς να γράφετε κώδικα. Την επόμενη φορά που θα το εκτελέσετε, τα Φύλλα Google θα κάνουν ό,τι έκανε κατά την εγγραφή της μακροεντολής. Βασικά, διδάσκετε στα Φύλλα Google πώς να χειρίζεστε ένα έγγραφο σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας με μία μόνο εντολή.
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα των ισχυρών λειτουργιών του:
- Εφαρμογή μορφοποίησης και στυλ.
- Δημιουργήστε εντελώς νέα υπολογιστικά φύλλα.
- Χρησιμοποιήστε οποιαδήποτε λειτουργία, γραμμή εργαλείων, μενού ή δυνατότητα των Φύλλων Google.
- Για να ξεκινήσετε, εκκινήστε τα Φύλλα Google και κάντε κλικ στις Επεκτάσεις > Μακροεντολές > Εγγραφή μακροεντολής.
Αυτό ανοίγει το μενού εγγραφής στο κάτω μέρος του παραθύρου, με δύο επιλογές για την καταγραφή των ενεργειών σας:
- Απόλυτες αναφορές: Η μακροεντολή θα εκτελεί εργασίες μόνο στα συγκεκριμένα κελιά που καταγράφετε. Εάν κάνετε κλίση στο κελί B1, η μακροεντολή θα κάνει κλίση μόνο στο B1 ανεξάρτητα από το κελί που κάνετε κλικ.
- Σχετικές αναφορές: Η μακροεντολή θα εκτελεί εργασίες στα επιλεγμένα κελιά, ανεξάρτητα από τη θέση τους στο φύλλο. Εάν κάνετε κλίση στα B1 και C1, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά την ίδια μακροεντολή για να γέρνετε τα κελιά D1 και E1 αργότερα.
Αποφασίστε εάν θέλετε μια απόλυτη ή σχετική αναφορά και, στη συνέχεια, μπορείτε να ξεκινήσετε να κάνετε κλικ, να μορφοποιείτε και να λέτε στα υπολογιστικά φύλλα σας τη σειρά με την οποία θέλετε να επαναληφθούν αυτές οι ενέργειες.
Τώρα, μπορείτε να ξεκινήσετε τη μετακίνηση κελιών, την εφαρμογή μορφών, τη δημιουργία συναρτήσεων και ούτω καθεξής.
Αφού καταγράψετε όλες τις ενέργειες για αυτήν τη μακροεντολή, κάντε κλικ "σώσει".
Εισαγάγετε ένα όνομα για τη μακροεντολή σας. Η Google σάς επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε συντομεύσεις για έως και δέκα μακροεντολές. Εάν θέλετε να συσχετίσετε μια μακροεντολή με μια συντόμευση πληκτρολογίου, εισαγάγετε έναν αριθμό από το 0 έως το 9 στον παρεχόμενο χώρο. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ "σώσει".
Εάν πρέπει να τροποποιήσετε το όνομα ή τη συντομογραφία της μακροεντολής, μπορείτε να επεξεργαστείτε τη μακροεντολή κάνοντας κλικ Πρόσθετα > Μακροεντολές > Διαχείριση μακροεντολών.
Στο παράθυρο που ανοίγει, κάντε τις απαιτούμενες προσαρμογές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ "Εκσυγχρονίζω".
Την επόμενη φορά που θα πατήσετε τη συντόμευση που σχετίζεται με τη μακροεντολή, θα εκτελεστεί χωρίς να χρειάζεται να ανοίξετε το μενού μακροεντολών από τη γραμμή εργαλείων.
Εάν η μακροεντολή σας είναι απόλυτη αναφορά, μπορείτε να εκτελέσετε τη μακροεντολή πατώντας μια συντόμευση πληκτρολογίου ή μεταβαίνοντας στις Επεκτάσεις > Μακροεντολές > Η μακροεντολή σας και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην κατάλληλη επιλογή.
Διαφορετικά, εάν η μακροεντολή σας είναι σχετική αναφορά, επισημάνετε τα κελιά του υπολογιστικού φύλλου στα οποία θέλετε να εκτελέσετε τη μακροεντολή και πατήστε την αντίστοιχη συντόμευση ή κάντε κλικ σε αυτά από τα Εργαλεία > Μακροεντολές > Η μακροεντολή σας.
Πώς να αφαιρέσετε εύκολα διπλότυπα
Θέλετε να αφαιρέσετε ένα σωρό διπλότυπες καταχωρήσεις στο υπολογιστικό φύλλο σας; Δεν υπάρχει κανένα απολύτως πρόβλημα με την ενσωματωμένη λειτουργία Φύλλων Google να το κάνει αυτό. Με τη λειτουργία εκκαθάρισης δεδομένων της Google, θα μπορείτε να καθαρίσετε διπλότυπα ή κενά με ένα απλό κλικ ενός κουμπιού. Η Google έχει ακόμη και προτάσεις καθαρισμού τώρα, χωρίς να χρειάζεται να γράψετε κανένα σενάριο.
Επισημάνετε τον πίνακα/τα κελιά που περιέχουν διπλότυπα που θέλετε να καταργήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δεδομένα > Καθαρισμός δεδομένων > Κατάργηση διπλότυπων. Εάν τα δεδομένα περιέχουν μια σειρά κεφαλίδας, βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο "Τα δεδομένα περιέχουν μια σειρά κεφαλίδας" είναι επιλεγμένο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ "Κατάργηση διπλότυπων".
Τώρα που έχετε μάθει όλα τα βασικά των Φύλλων Google, μπορείτε να γίνετε πραγματικός ισχυρός χρήστης προσθέτοντας πρόσθετα. Τα πρόσθετα μοιάζουν πολύ με τις επεκτάσεις του προγράμματος περιήγησης ιστού, αλλά είναι συγκεκριμένα για τα Φύλλα Google και σας επιτρέπουν να λαμβάνετε πρόσθετες λειτουργίες από τρίτους προγραμματιστές. Μπορείτε να εγκαταστήσετε εργαλεία για να βρίσκετε αυτόματα γεγονότα και να υπολογίζετε τύπους, να διανέμετε έγγραφα σε μαθητές, να δημιουργείτε επαγγελματικές αναφορές και ακόμη και να στέλνετε email απευθείας από ένα έγγραφο.
Τα Φύλλα Google δεν είναι μόνο ένα δωρεάν εργαλείο, είναι ένα ισχυρό εργαλείο για την αποτελεσματική οργάνωση και ανάλυση δεδομένων. Με την εκμάθηση των βασικών και προηγμένων εργαλείων που προσφέρονται από τα Φύλλα Google, οι χρήστες μπορούν να βελτιώσουν την καθημερινή τους εργασία είτε σε προσωπικά είτε σε επαγγελματικά έργα. Προσπαθήστε να εφαρμόσετε όσα μάθατε εδώ και αρχίστε να εξερευνάτε περισσότερες από τις δυνατότητες των υπολογιστικών φύλλων για να διευκολύνετε πολλές από τις καθημερινές σας εργασίες.
