Πώς να διατηρήσετε τα αρχεία σας οργανωμένα στο Mac σας με απλά και αποτελεσματικά βήματα

Η οργάνωση αρχείων στο Mac σας δεν είναι απλώς θέμα τακτοποίησης, είναι το κλειδί για την αύξηση της παραγωγικότητας και την εξοικονόμηση χρόνου. Με τον αυξανόμενο αριθμό αρχείων και εγγράφων με τα οποία ασχολούμαστε σε καθημερινή βάση, καθίσταται απαραίτητο να ακολουθούμε αποτελεσματικούς τρόπους διαχείρισης αυτών των δεδομένων με τρόπο εύκολα προσβάσιμο. Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσουμε σε ένα σύνολο πρακτικών βημάτων που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε ομαλά τα αρχεία σας, διατηρώντας παράλληλα ένα σύστημα που καλύπτει τις καθημερινές σας ανάγκες και βελτιώνει την απόδοση της συσκευής σας.

Από τη λήψη διαφορετικών αρχείων και φακέλων έως τη λήψη πολλαπλών στιγμιότυπων οθόνης, το Mac σας μπορεί γρήγορα να γεμίσει, αλλά δεν είναι το τέλος του κόσμου. Ακολουθούν έξι συμβουλές για την οργάνωση των αρχείων Mac σας ώστε να είναι εύκολη η πλοήγησή τους.

1. Χρησιμοποιήστε μια συνεπή δομή φακέλου.

Ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους για να κάνετε το Mac σας γεμάτο είναι να αποθηκεύετε τα αρχεία σας οπουδήποτε και παντού. Αυτό μπορεί να καταστήσει σχεδόν αδύνατη την αναζήτηση ενός συγκεκριμένου αρχείου ή φακέλου, κάτι που μπορεί να σας κάνει να αισθάνεστε συγκλονισμένοι και απογοητευμένοι.

Για να καταπολεμήσετε αυτήν την ακαταστασία, χρησιμοποιήστε μια συνεπή δομή φακέλων για να σας βοηθήσει να οργανώσετε και να πλοηγηθείτε αποτελεσματικά στα αρχεία σας. Μπορείτε να ξεκινήσετε αυτήν τη δομή αποθηκεύοντας τα αρχεία σας σε πιο οργανωμένα μέρη, όπως η επιφάνεια εργασίας, τα Έγγραφα ή ο φάκελος Αρχεία.

Μόλις αποθηκεύσετε τα αρχεία σας σε μια γνωστή τοποθεσία στο Mac σας, ξεκινήστε να δημιουργείτε αρχεία μέσα σε αυτό για να αποκρυπτογραφήσετε με τι είναι συνδεδεμένο κάθε αρχείο μέσα σε αυτό. Εάν θέλετε να το κάνετε ένα βήμα παραπέρα, δημιουργήστε φακέλους μέσα σε αυτούς τους φακέλους για να οργανώσετε περαιτέρω το περιεχόμενο κάθε αρχείου.

Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε έναν φάκελο για την ακαδημαϊκή εργασία σας εάν είστε φοιτητής και, στη συνέχεια, μέσα σε αυτόν τον φάκελο, θα μπορούσατε να αναπτύξετε μεμονωμένους φακέλους για κάθε μάθημα. Προχωρώντας παρακάτω, μπορείτε να δημιουργήσετε πρόσθετους φακέλους σε αυτούς τους φακέλους με ετικέτα μαθημάτων, με βάση τα διαφορετικά θέματα που έχετε μάθει για να τα βρίσκετε εύκολα όταν μελετάτε για εξετάσεις ή ανακαλύπτετε έρευνα για μια ερευνητική εργασία.

Οργανώνοντας το Mac σας με φακέλους και διατηρώντας μια συνεπή δομή, μπορείτε να αποτρέψετε το να γίνει δυσκίνητο στην πλοήγηση, καθώς τα αταίριαστα αρχεία που είναι διάσπαρτα σε διαφορετικές τοποθεσίες μπορεί να δυσκολέψουν την εύρεση αυτού που χρειάζεστε.

2. Μετονομάστε τα αρχεία για να γίνετε πιο συγκεκριμένοι.

Όταν κάνετε λήψη ενός αρχείου ή φακέλου στο Mac σας, συχνά εισάγεται με ασαφές όνομα. Αυτό το όνομα μπορεί να περιλαμβάνει μια ποικιλία γραμμάτων και αριθμών ενωμένα μεταξύ τυχαίων λέξεων που δεν έχουν καμία σχέση με το περιεχόμενο του αρχείου.

Για αυτόν τον λόγο, είναι καλή ιδέα να δώσετε αμέσως στο περιεχόμενο που κατεβάσατε ένα συγκεκριμένο όνομα που να περιγράφει ρητά τι περιέχει, ώστε να μπορείτε να το βρείτε εύκολα αργότερα. Αυτό εξαλείφει επίσης την πιθανότητα το Mac σας να μαστίζεται με εκατοντάδες αρχεία "χωρίς τίτλο" που αιωρούνται στην εφαρμογή Finder.

Εάν έχετε πολλά αρχεία αποθηκευμένα στο Mac σας και έχουν αφιλτράριστους τίτλους που τα αντιπροσωπεύουν, μπορείτε να μετονομάσετε μια ομάδα από αυτά ταυτόχρονα. Αυτό θα κάνει την επιλογή και την ονομασία φακέλων πιο γρήγορη χωρίς να χάνεται χρόνος μετακίνησης από το ένα αρχείο στο άλλο.

Για να μετονομάσετε μια ομάδα αρχείων, επιλέξτε όλα τα αρχεία που θέλετε να μετονομάσετε, κάντε δεξί κλικ πάνω τους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μετονομασία από το μενού που εμφανίζεται. Από εκεί, μπορείτε να προσθέσετε κείμενο, να αντικαταστήσετε κείμενο ή να μορφοποιήσετε τις επικεφαλίδες όπως θέλετε.

Ωστόσο, αυτή η μέθοδος δεν σας επιτρέπει να μετονομάσετε κάθε αρχείο με την ίδια ακρίβεια που θα κάνατε αν θέλετε να το μετονομάσετε μεμονωμένα. Αντίθετα, σας επιτρέπει να τα οργανώσετε πιο κομψά δίνοντας σε κάθε ομάδα ένα συγκεκριμένο όνομα και, στη συνέχεια, προσθέτοντας έναν αριθμό μετά από κάθε μία με χρονολογική σειρά.

Για παράδειγμα, αυτό θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί εάν έχετε πολλές φωτογραφίες από διακοπές ή προορισμό. Ο τίτλος της συλλογής μπορεί να βασίζεται στη συγκεκριμένη τοποθεσία όπου τραβήχτηκαν οι φωτογραφίες και οι φωτογραφίες μπορούν να διαιρεθούν ανά αριθμό με χρονολογική σειρά.

3. Αυτοματοποιήστε τον οργανισμό σας με έξυπνους φακέλους

Ένας έξυπνος φάκελος είναι ένας "ζωντανός" φάκελος που ενημερώνεται αυτόματα κάθε φορά που ένα νέο αρχείο ταιριάζει με τους κανόνες που έχουν οριστεί για αυτό. Εξαλείφει την ανάγκη μη αυτόματης οργάνωσης αρχείων σε ξεχωριστούς φακέλους με βάση συγκεκριμένα κριτήρια, όπως τύπο αρχείου, ημερομηνία δημιουργίας ή λέξεις-κλειδιά.

Για να δημιουργήσετε έναν έξυπνο φάκελο, ανοίξτε την εφαρμογή Finder, επιλέξτε τον φάκελο από τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε έναν φάκελο, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο από τη γραμμή εργαλείων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Νέος έξυπνος φάκελος. Θα εμφανιστεί ένα νέο μενού και μπορείτε να προσαρμόσετε τον τρόπο που θέλετε να είναι οργανωμένοι τα πάντα στο φάκελο.

Οι Έξυπνοι φάκελοι μπορούν να διαιρούν και να οργανώνουν φωτογραφίες, έγγραφα και άλλα υλικά από έναν συγκεκριμένο φάκελο ή από ολόκληρη τη συσκευή σας. Ωστόσο, ίσως είναι καλύτερο να ομαδοποιήσετε τα αρχεία σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, ώστε να μην γεμίσετε άλλους φακέλους που έχετε ήδη οργανώσει.

Μόλις επιλεγούν και διαχωριστούν τα αρχεία, θα αφαιρεθούν από τον αρχικό φάκελο και θα τοποθετηθούν στον νέο φάκελο. Εάν θέλετε να τροποποιήσετε έναν υπάρχοντα έξυπνο φάκελο, κάντε δεξί κλικ σε αυτόν και επιλέξτε "Εμφάνιση κριτηρίων αναζήτησης".

4. Γίνετε φίλος των ετικετών Finder

Εάν είστε νέος στην εφαρμογή Finder ή δεν δίνετε μεγάλη προσοχή σε όλες τις λεπτομέρειες, μπορεί να μην είστε εξοικειωμένοι με τις ετικέτες. Επιπλέον, μπορεί να έχετε αναρωτηθεί ποιες είναι αυτές οι χρωματιστές κουκκίδες στο κάτω μέρος της πλαϊνής γραμμής, αλλά δεν τις έχετε εξετάσει. Αυτές οι χρωματιστές κουκκίδες είναι ετικέτες, όπως τα hashtags, που σας επιτρέπουν να αντιστοιχίσετε συγκεκριμένους φακέλους και αρχεία σε μια προσαρμοσμένη κατηγορία για κάθε χρώμα.

Για να προσθέσετε ένα αρχείο ή φάκελο σε μια συγκεκριμένη ετικέτα, κάντε δεξί κλικ σε αυτήν και επιλέξτε την ετικέτα με την οποία θέλετε να τη συσχετίσετε. Στη συνέχεια, όταν κάνετε κλικ στο έγχρωμο σημάδι στην πλαϊνή γραμμή, θα εμφανιστεί. Για να αφαιρέσετε μια ετικέτα, επαναλάβετε τα ίδια βήματα, αλλά κάντε κλικ στην ετικέτα στην οποία έχει αντιστοιχιστεί αυτήν τη στιγμή.

Οι ετικέτες είναι ιδανικές για γρήγορη εύρεση συγκεκριμένων φακέλων και αρχείων σε πολλές τοποθεσίες. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε μια ετικέτα με το όνομα "Τρέχουσα εκμάθηση" και να προσθέσετε ετικέτα σε κάθε φάκελο με το θέμα που μαθαίνετε σε κάθε μάθημα. Αυτό θα κάνει την πρόσβαση σε φακέλους από την ετικέτα πιο γρήγορη από την αναζήτηση σε πολλούς φακέλους για την εύρεση τους.

Όταν δημιουργείτε ετικέτες, μπορείτε να τις διατηρήσετε ανώνυμες και αναγνωρίσιμες μόνο από το χρώμα τους ή μπορείτε να τις προσαρμόσετε περαιτέρω δίνοντάς τους προσαρμοσμένα ονόματα και επιλέγοντας ένα συσχετισμένο χρώμα. Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε κόκκινο, μπλε, πορτοκαλί, κίτρινο, πράσινο, μοβ ή γκρι ή να μην σχετίζεται με χρώμα, κάτι που θα αφήσει έναν κενό κύκλο δίπλα στο όνομά του, εάν έχει όνομα.

Δυστυχώς, αυτά είναι τα μόνα χρώματα από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε, καθώς δεν υπάρχει τροχός χρώματος ή εργαλείο σταγονόμετρου για να εξαγάγετε ένα χρώμα από μια συγκεκριμένη περιοχή.

5. Γεμίστε την επιφάνεια εργασίας σας με συλλογές επιφάνειας εργασίας.

Η επιφάνεια εργασίας, ένας δημοφιλής προορισμός για αρχεία, στιγμιότυπα οθόνης και φακέλους, μπορεί γρήγορα να γεμίσει εάν δεν διαχειρίζεται σωστά. Ενώ μπορείτε να εμφανίσετε την προσαρμοσμένη ταπετσαρία σας σε αυτήν, μπορεί επίσης να γίνει νεκροταφείο για όλα τα διάφορα αρχεία που έχετε αποθηκεύσει εκεί.

Για να λύσετε αυτό το πρόβλημα, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε στοίβες επιφάνειας εργασίας. Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να αφαιρέσετε την ακαταστασία από την επιφάνεια εργασίας σας, ζητώντας από το Mac σας να οργανώνει αυτόματα όλα τα αρχεία σας κατά ημερομηνία, συσχέτιση ετικετών ή τύπο εγγράφου.

Για να ενεργοποιήσετε το Desktop Stacks, κάντε δεξί κλικ στην επιφάνεια εργασίας, επιλέξτε View από το μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε Use Stacks. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου για πιο γρήγορη ενέργεια, πατήστε ταυτόχρονα Control+Command+0.

Οι στοίβες επιφάνειας εργασίας οργανώνουν τα αρχεία στην επιφάνεια εργασίας σας σύμφωνα με τις βασικές προδιαγραφές. Εάν δεν είστε ικανοποιημένοι με την αρχική συναρμολόγηση, μπορείτε να την τροποποιήσετε κάνοντας κλικ στην επιφάνεια εργασίας, επιλέγοντας «Προβολή» από τη γραμμή εργαλείων και, στη συνέχεια, επιλέγοντας «Ομαδοποιήστε πακέτα από”.

Μόλις τα αρχεία σας στοιβάζονται, μπορείτε να κάνετε κλικ στην ομάδα επιφάνειας εργασίας, η οποία θα επεκταθεί για να εμφανίσει όλο το περιεχόμενο. Για να το κλείσετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται στην κορυφή της ομάδας επιφάνειας εργασίας και θα ανασυγκροτηθεί.

6. Κατακτήστε τη ροή εργασίας του φακέλου λήψης

Όταν κάνετε λήψη οτιδήποτε στο Mac σας, το περιεχόμενο θα καταλήξει στην ενότητα "Λήψεις" του Finder, αλλά όπως και στην επιφάνεια εργασίας, αυτή η ενότητα μπορεί γρήγορα να γεμίσει και να αποδιοργανωθεί.

Η μετακίνηση κάθε ληφθέντος αρχείου στον αντίστοιχο φάκελο είναι ο καλύτερος τρόπος για να οργανώσετε το φάκελο Λήψεις και να διευκολύνετε την πλοήγηση κατά την εισαγωγή μελλοντικών αρχείων και φακέλων στο Mac σας.

Επιπλέον, πριν μετακινήσετε ένα αρχείο ή φάκελο εκτός του φακέλου Λήψεις, ονομάστε το σύμφωνα με το περιεχόμενό του. Αυτό θα εξαλείψει την ανάγκη να το κάνετε αυτό στο μέλλον και θα διευκολύνει την εύρεση αργότερα.

Εάν αναζητάτε μια πιο αυτοματοποιημένη διαδρομή, μπορείτε να ρυθμίσετε μια ροή εργασίας στην εφαρμογή Automator στο Mac σας. Στην εφαρμογή, μπορείτε να ρυθμίσετε μια ροή εργασίας που ταξινομεί αυτόματα τα αρχεία που κατεβάζετε στο Mac σας σε έναν φάκελο με βάση προκαθορισμένα κριτήρια.

Αυτή η ροή εργασίας μπορεί να εκτελεστεί με μη αυτόματο τρόπο ή να εκτελεστεί κάθε φορά που προστίθεται νέο αρχείο στο φάκελο "Λήψεις". Επιπλέον, μπορείτε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις του προγράμματος περιήγησής σας για να καθορίσετε πού θα αποθηκεύονται ορισμένοι τύποι αρχείων μετά τη λήψη.

Η οργάνωση του φακέλου "Λήψεις" του Mac σας είναι πάντα χρήσιμη, ανεξάρτητα από τη μέθοδο που θα επιλέξετε. Απλοποιεί τη διαδικασία αναζήτησης φακέλων και μπορεί ακόμη και να ελευθερώσει χώρο στον υπολογιστή σας, προσδιορίζοντας απλώς διπλά αρχεία.

Κάθε Mac συγκεντρώνει τυχαία αρχεία και φακέλους, αλλά αυτές οι προτάσεις μπορούν να σας βοηθήσουν να επιτύχετε κορυφαία οργάνωση. Πείτε αντίο στις μέρες που αφιερώνετε στην αναζήτηση αρχείων και γεια σας τις μέρες που μπορείτε να τα βρείτε με λίγα μόνο κλικ.

Είτε έχετε νέο Mac είτε είχατε τον ίδιο για λίγο, δεν είναι ποτέ πολύ νωρίς για να οργανωθείτε. Μόλις το κάνετε αυτό, θα νιώσετε σαν να έχετε αγοράσει έναν νέο υπολογιστή.